Stellen Sie sich vor: Es ist ein gewöhnlicher Morgen in Ihrem Unternehmen. Eine neue Rechnung trifft ein – diesmal nicht mehr in Papierform, sondern per E-Mail oder als strukturierter Datensatz (E-Rechnung). Doch anstatt sie manuell abzulegen und mühselig die Daten einzugeben, lehnen Sie sich zurück, denn es startet direkt ein durchdachter Workflow. Wie so ein Workflow aussehen kann, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag erläutern. Im Jahr 2025, in dem regulatorische Anforderungen und technologische Möglichkeiten gleichermaßen gewachsen sind, ist die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen keine Zukunftsvision mehr – sondern ein Muss. Dieser Guide begleitet Sie durch den Prozess.
Bevor wir in die operativen Schritte springen, möchte ich mit einer kleinen Geschichte beginnen: Stellen Sie sich zwei Unternehmen vor. Firma A arbeitet weiter mit dem „klassischen“ Posteingang: Papier-Rechnungen, manuelle Eingabe in Excel oder ERP, Aktenordner im Keller, Nachfragen per Telefon bzw. E-Mail, lange Durchlaufzeiten, Skontoverluste, Ärger mit Lieferanten. Firma B hingegen setzt auf den digitalen Rechnungseingang: E-Invoices in einem strukturiertem Format, automatisierte Bearbeitung, Freigaben per Smartphone, volle Transparenz – und als Ergebnis: deutlich geringere Kosten pro Rechnung, zufriedene Lieferanten und keine Zettelstapel mehr.
Genau hier liegt der Gewinn: Die digitale Verarbeitung ist schneller, fehlerärmer, transparenter und – besonders wichtig – zukunftssicher. Denn gesetzliche Anforderungen wie die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (Richtlinie 2014/55/EU) oder die nationalen Vorgaben zur elektronischen Rechnung in Deutschland machen deutlich: Wer heute nicht digital arbeitet, riskiert morgen einen Wettbewerbsnachteil.
Außerdem: Die digitale Bearbeitung heißt nicht nur „kein Papier mehr“, sondern bedeutet automatisierte Plausibilitätsprüfungen, Matching mit Bestellungen, automatische Kontierungsvorschläge, Freigabeprozesse, vollständige Protokollierung und revisionssichere Archivierung. Wer das beherrscht, hat nicht nur kurze Durchlaufzeiten, sondern auch eine starke Compliance-Basis. So ergibt sich ein klarer Vorteil gegenüber den noch analog arbeitenden Wettbewerbern.
Der Empfang einer Eingangsrechnung bleibt der erste „Touchpoint“ – aber inzwischen vielfach digital. Rechnungen kommen per E-Mail, als strukturierter Anhang (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD), über ein Upload-Portal oder gar per Peppol-Netzwerk. Das heißt: Schon hier beginnt Ihr digitaler Prozess.
Wenn Sie eine Rechnung als strukturierte Datei im Format XRechnung oder ZUGFeRD erhalten, kann diese sofort automatisiert eingelesen werden – das spart manuelle Eingabe und erhöht die Geschwindigkeit erheblich. Wichtig: Nicht jede PDF zählt nach den europäischen Vorgaben automatisch als „echte“ e-Invoice. Die Richtlinie verlangt strukturierte Datenformate.
Parallel werden Metadaten erfasst: Rechnungsdatum, Nummer, Lieferant, Steuerbetrag, UID (falls relevant) – damit Ihr System sofort erkennt, wer zahlt, worum es geht und wo es hingehört. Empfehlenswert: Unterschiedliche Eingangskanäle pro Abteilung bzw. Rechnungstyp – das erleichtert die Zuordnung automatisch.
Jetzt wird’s interessant – Sie starten die Qualitätssicherung. Automatisch werden Pflichtfelder geprüft: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Steuerbetrag, UID bei innergemeinschaftlichen Leistungen. Auch das Schema-Matching gegen XRechnung- oder ZUGFeRD-Profile kann stattfinden. Das sorgt dafür, dass formale Fehler sofort erkannt werden – noch bevor jemand manuell eingreifen muss.
Gleichzeitig prüfen Sie Plausibilitäten: Ist der ausgewiesene Umsatzsteuersatz korrekt? Ergibt sich der Steuerbetrag gültig aus Netto und Steuersatz? Und: Existiert die Lieferanten-UID (sofern relevant)? Außerdem: Ist diese Rechnung womöglich schon einmal eingegangen? Eine Duplikatprüfung verhindert doppelte Zahlungen – ein Klassiker im Rechnungswesen.
Wenn alles passt, wird die Rechnung zum nächsten Schritt weitergegeben. Wenn nicht, geht sie automatisch zur manuellen Klärung zurück – z. B. an den Lieferanten mit Hinweis „Bitte strukturierte Datei senden“ oder „fehlende Angaben nachreichen“.
Nun verbinden Sie die Rechnung mit dem Kernprozess: Waren- oder Dienstleistungserbringung. Haben Sie eine Bestellung (PO) oder einen Wareneingang (Lieferschein)? Dann kann Ihr System automatisch abgleichen: Bestellung versus Rechnung (2-Way Matching) oder Bestellung + Wareneingang versus Rechnung (3-Way Matching). So werden Diskrepanzen schnell erkannt: etwa zu hoher Betrag, falsche Menge, abweichender Preis.
Sie lassen dabei definierte Toleranzen zu (z. B. 5 % oder 50 EUR Abweichung) – innerhalb dieser Grenzen kann eine automatische Freigabe erfolgen. Liegt die Abweichung darüber, startet ein Eskalationsworkflow: Einkäufer oder Fachabteilung schauen nach. Diese automatisierte Zuordnung reduziert Rückfragen deutlich und erhöht die Geschwindigkeit.
Sobald die formale Prüfung und das Matching erledigt sind, geht die Rechnung zur Kontierung und Genehmigung. Idealerweise schlägt Ihr System automatisch Konten oder Kostenträger vor – basierend auf Lieferant, Materialgruppe oder früheren Rechnungen. Der Anwender prüft und bestätigt nur noch oder passt ggf. an.
Der Genehmigungsprozess verläuft digital: Eine App-Benachrichtigung auf dem Smartphone, ein Link in der E-Mail, mobile Freigabe – ganz ohne Papier. Alle Aktionen werden protokolliert: Wer hat wann genehmigt, kommentiert, abgelehnt? Für die Revisionssicherheit (z. B. nach GoBD) ein absolutes Muss.
Die Rechnung wird mit allen relevanten Dokumenten (Liefervertrag, Bestellung, Lieferschein, E-Mail-Korrespondenz) verknüpft, sodass eine vollständige digitale Akte entsteht – jederzeit durchsuchbar und nachvollziehbar.
Jetzt kommt der Moment der Auszahlung – doch auch hier ist Ihr System aktiv. Ein Zahlungsvorschlag wird vorbereitet: Fälligkeit, Skontoregelung, Liquiditätslage. Oberhalb eines definierten Limits wird erneut eine Freigabe benötigt („Vier-Augen-Prinzip“) bevor das Mandat zur Bank geht.
Die Zahlung erfolgt elektronisch, z. B. mittels SEPA-XML, FinTS oder direkt per Bank-API. Automatisch wird anschließend die Buchung im ERP erzeugt – mit alles verknüpft: Rechnung, Zahlung, Freigabeprotokoll. So haben Sie jederzeit Transparenz über Ihre Verbindlichkeiten und Ihre Liquidität.
Rechnungen sind nicht „abgearbeitet“ – sie müssen revisionssicher und langfristig archiviert werden. Ihr System speichert die Datei unveränderbar (z. B. WORM-Speicher, Hash-Verfahren) und protokolliert alle Zugriffe. Pflichtaufbewahrungsfristen (in Deutschland meist 10 Jahre) gelten weiterhin.
Mit suchbarer Volltext-Indexierung, Metadaten und verknüpften Belegen sind Sie darauf vorbereitet, wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung ansteht. Jeder Zugriff, jede Änderung, jede Nutzung wird protokolliert – Sie haben jederzeit Audit-Bereitschaft.
Der Prozess endet nicht mit der Buchung. Im Gegenteil: Jetzt beginnt Ihre Lernphase. Sie analysieren Kennzahlen wie: Wie viele Rechnungen wurden vollautomatisch gebucht? Wie hoch ist die Durchschnittsdurchlaufzeit („Invoice-to-Pay“)? Wie hoch sind die Kosten pro Rechnung? Wie viel Skonto konnte genutzt werden?
Sie setzen Dashboards auf, schauen Lieferanten mit hoher Fehlerquote an, optimieren Regeln, schulen Teams und Lieferanten. Machine-Learning-Unterstützung kann helfen, Kontierungsvorschläge zu verbessern, Fehler zu erkennen und Prozesse weiter zu automatisieren.
Wenn Sie dieses System heute aufbauen oder optimieren, sollten Sie jene Entwicklungen im Blick haben, die aktuell relevant sind:
Vielleicht denken Sie: „Das klingt nach viel Umstellung.“ Stimmt. Aber schauen wir noch einmal auf die Vorteile – dieses Mal mit Blick auf das Geschäft:
Damit Ihre Umstellung gelingt, empfehle ich Ihnen folgende kurzfristige Schritte:
Wenn Sie diesen Blogbeitrag bis hierher gelesen haben – großartig! Der nächste logische Schritt könnte sein, einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen, Verantwortlichen und Zeitplan aufzusetzen. Oder eine Checkliste für Ihre Lieferantenkommunikation zu erstellen („Bitte senden Sie uns Ihre Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD…“) und ein Technik-Evaluationssheet für Software-Anbieter („Kann der Anbieter Peppol unterstützen? Bietet er Hash-basierte Archivierung?“).
GETECO contigo ist unsere Software für die Kernbereiche Hilfeplanung, Dokumentation und Kostenträgerabrechnung. Die Software kann verschiedenste Einrichtungsformen abbilden (stationär, teilstationär oder ambulant) und wird deutschlandweit von Einrichtungen der Eingliederungshilfe, Kinder- und Jugendhilfe und Altenhilfe genutzt. Da contigo verschiedenste Lebensbereiche verbinden kann, ist auch die Abbildung von Komplexträgern kein Problem. Dank der intuitiven Oberfläche und der individuell gestaltbaren Menüleiste finden sich auch neue User schnell in der Software zurecht.
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