Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Die Dienstplangestaltung ist nicht immer ganz einfach. Kaum jemand reißt sich darum, für die Personalplanung zuständig zu sein und zwar aus einem einfachen Grund: Viele Interessen müssen unter einen Hut gebracht werden. Das erschwert das Erstellen eines Schichtsplans ungemein und man hat als Personaleinsatzplaner beinahe das Gefühl, vor einer unlösbaren Aufgabe zu stehen.
Es ist ja nicht so, als könnte man einfach auf eine allgemeingültige Dienstplan-Vorlage zurückgreifen und müsste nur noch die Namen der einzelnen Mitarbeiter in den vorgefertigten Schichtplan eintragen. Nein, es ist schon ein wenig komplizierter.
Je nachdem, wie viele Mitarbeiter man einplanen muss, sorgt alleine die Größe des Teams schon dafür, dass die Personaleinsatzplanung viel Zeit in Anspruch nimmt. Sehr viel Zeit. Denn es ist ja auch nicht so, als wären alle Mitarbeiter gleich, das heißt: als wäre jeder zu jeder Zeit einsetzbar.
Die Mitarbeiter unterscheiden sich womöglich in Bezug auf ihre Qualifikation oder darin, ob sie Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Das gilt es zu beachten. Und bei einem großen Team sind das natürlich sehr viele Informationen, die man sich merken oder die man irgendwo festhalten muss, sei es nun in einer Excel-Tabelle oder noch ganz altmodisch in Ordnern voller Papier.
Außerdem hat natürlich auch jeder Mitarbeiter eine konkrete Wunschvorstellung bezüglich seiner Dienstzeiten. Der eine möchte gerne immer mittwochs frei haben, um seinem Hobby, dem Reiten, nachgehen zu können. Der andere möchte nur im allerschlimmsten Notfall Nachtschichten übernehmen, damit er abends seine Kinder ins Bett bringen und ihnen eine Gute-Nacht-Geschichte vorlesen kann. Und jeder weitere Mitarbeiter hat ebenfalls individuelle Vorstellungen bezüglich der Schichtplanung.
Wenn man ein dreißigköpfiges Team einplanen muss, dann muss man auf die Wünsche von 30 Menschen eingehen und dennoch gewährleisten, dass jede Schicht besetzt ist. Das ist eine schwierige Aufgabe. Einerseits möchte man natürlich alle Mitarbeiter zufriedenstellen, andererseits muss aber eine Unterbesetzung um jeden Preis vermieden werden.
Bei so vielen Personen kann es schnell vorkommen, dass man Fehler macht. Man teilt einen Mitarbeiter donnerstags ein, der sich eigentlich frei gewünscht hatte. Ein anderer Mitarbeiter wird fünfmal in Folge zum Nachtdienst eingeteilt und bekommt direkt am sechsten Tag noch eine Frühschicht zugeteilt. Die Schichtplanung kann schnell zum Albtraum werden und es kann sein, dass am Ende trotz aller Mühen keiner der Mitarbeiter mit dem aktuellen Schichtplan zufrieden ist oder man sogar schwerwiegende Fehler begangen hat, die nicht mit dem Arbeitsrecht vereinbar sind.
Hier kommt zum ersten Mal der Planungsassistent unserer Software für Dienstplanung, GETECO contempo, ins Spiel: Er prüft Ihren Dienstplan auf Unstimmigkeiten und zeigt diese an, sofern sie vorhanden sind.
Sie fragen sich, wie der Planungsassistent beurteilen kann, ob eine Unstimmigkeit vorliegt? Ganz einfach: In contempo können Sie Funktionen und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter festlegen und sogar ganze Fähigkeitsprofile anlegen. Außerdem hinterlegen Sie natürlich die maximale Arbeitszeit und die Wünsche Ihrer Mitarbeiter sowie bestimmte Schichtziele, die erfüllt werden sollen. Eine Sollvorgabe für die Personalstärke ist ebenfalls hinterlegbar.
Sobald das einmal erledigt ist, weiß Ihr Planungsassistent Bescheid und Sie bekommen einen Hinweis, wenn Ihre Schichtplanung nicht mit den festgelegten Informationen übereinstimmt: Etwa, wenn ein Mitarbeiterwunsch nicht berücktsichtigt wurde oder die Sollstärke bei einer Schicht nicht eingehalten wird.
Wenn Sie beispielsweise hinterlegt haben, dass im erstellten Schichtplan keiner der Mitarbeiter mehr als fünf Nachtschichten in Folge absolvieren soll, bekommen Sie von contempo einen Hinweis, wenn diese Anzahl im aktuellen Schichtplan bei einem bestimmten Mitarbeiter überschritten wurde.
Natürlich können Sie diese Hinweise auch ignorieren, wenn die Dienstplanung sich nicht anders umsetzen lässt und Sie beispielsweise dem Wunsch eines Mitarbeiters in dieser Woche nicht gerecht werden können.
Und das Beste kommt jetzt: Wenn Sie möchten, kann Ihr Assistent die gesamte Dienstplanung für Sie übernehmen! Mit einem Klick erstellen Sie einen kompletten Dienstplan, in dem all Ihre Vorgaben vom Assistenten berücksichtigt werden.
Nachdem Sie Ihren Dienstplan beziehungsweise Schichtplan erstellt haben, können Sie ihn direkt bequem ausdrucken, als PDF speichern oder per Mail versenden, damit alle Ihre Mitarbeiter Einblick in den aktuellen Dienstplan haben. Natürlich können Sie den Dienstplan auch auf dem Handy veröffentlichen und so allen zugänglich machen. Und dank contempo stellen Sie mit Ihrem Schichtplan die größtmögliche Anzahl an Mitarbeitern zufrieden!
GETECO contempo vereinfacht Ihre Dienstplanung ungemein und „denkt mit“. So können Sie sicher sein, dass Sie bei der Planung nichts vergessen oder Unstimmigkeiten übersehen und dennoch jede Schicht ausreichend besetzt ist. Und je länger Sie mit contempo arbeiten, desto mehr Informationen sind hinterlegt und so können Sie Schritt für Schritt Ihre gesamte Personaleinsatzplanung automatisieren, um bei der Schichtplanung wertvolle Zeit zu sparen.
Mit contempo können Sie zusätzlich aktuelle Statistiken abrufen und haben Einsicht in das Detail-Zeitkonto jedes einzelnen Mitarbeiters. Die Urlaubsplanung können Sie ebenfalls mit contempo durchführen. Auch hier kontrolliert das Programm Ihre Eingaben und gibt Hinweise, wenn Widersprüchlichkeiten auftreten oder Wünsche nicht berücksichtigt wurden.
GETECO contempo: So angenehm war die Personaleinsatzplanung noch nie!
Wenden Sie sich gerne an Frau Anna Freund unter Tel. 09365 8888422 oder verwenden Sie unser Kontaktformular (siehe unten)! Wir stellen Ihnen weitere Informationen zusammen oder vereinbaren einen individuellen Präsentationstermin – inhouse bei uns oder bei Ihnen vor Ort!
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Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
