Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Das papierlose Büro setzt sich immer mehr als Wunschvorstellung durch – und dafür gibt es viele gute Gründe. Man benötigt weniger Platz, weil Papier-Belege nicht mehr ordnerweise im Büro gehortet werden müssen. Diesen Platz kann man dann anders nutzen – oder man freut sich einfach darüber, dass die Räume, in denen man sich aufhält, luftiger und offener werden.
Die Zeitersparnis ist ebenfalls enorm, denn mithilfe ausgeklügelter Such-Systeme findet man Dokumente in Sekundenschnelle. Durch die automatische Gruppierung zusammengehöriger Dokumente können Prozesse effizienter gestaltet werden und man hat immer die richtigen Dokumente parat.
Mehrere Personen haben von unterschiedlichen Computern aus auf die gleichen Informationen und Dokumente Zugriff. Das heißt, lange Kommunikationswege werden kürzer. Lokationsübergreifendes Arbeiten in sozialen Einrichtungen wird zum Kinderspiel – ein großer Vorteil beispielsweise für Komplexeinrichtungen, die verschiedene Lebensbereiche verbinden.
Die Kostenersparnis ist ein weiterer angenehmer Nebeneffekt: Druckerpatronen und Druckerpapier müssen nicht mehr regelmäßig nachgekauft werden und auch die entstehenden Wartungskosten fallen weg. Den damit einhergehenden sparsamen Umgang mit Ressourcen dankt einem vor allem die Umwelt.
Kurz: Argumente für das papierminimierte Büro gibt es viele und sie gelten für soziale Einrichtungen ebenso wie für andere Unternehmen. Dennoch scheitert die Idee häufig an der Realität. Doch warum ist das eigentlich so?
Als Arbeitgeber muss man seine Mitarbeiter zunächst einmal davon überzeugen, dass das papierminimierte Büro eine erstrebenswerte Alternative zu den gewohnten Arbeitsmethoden darstellt. Als Arbeitnehmer muss man sich umgewöhnen und womöglich sogar neue Arbeitsweisen in das Tagesgeschäft integrieren. Und vor allem muss eine passende Software-Lösung gefunden werden, die es erlaubt, bewährte Prozesse und Strukturen zu digitalisieren.
Die Übersetzung analoger Prozesse in elektronische Prozesse benötigt Zeit und Engagement. Nicht alles lässt sich in digitalisierter Form eins zu eins übernehmen. Und das ist auch gut so! Bei der Umstellung auf ein elektronisches System können eingefahrene Strukturen analysiert und gegebenenfalls verbessert werden. Das mag zunächst einmal aufwendig sein, zahlt sich letzten Endes aber aus: Je weniger Zeit mit Verwaltungsaufwand verbracht werden muss, desto mehr Zeit hat man für essentielle Aufgaben wie beispielsweise die Klientenbetreuung.
Die elektronische Ablage von Dokumenten und Bereitstellung von Informationen hat mehrere Vorteile. Man kann jeden Schritt speichern und weiß immer genau, wer was wann bearbeitet hat. Das macht jeden Arbeitsschritt nachvollziehbar.
Außerdem kann man sich in einem elektronischen Ablage- oder Informationssystem viel schneller die Daten beschaffen, die man braucht. Für den herkömmlichen Ordner, der mit Papierdokumenten vollgepackt ist, gibt es keine Volltextsuche. Das heißt, man findet Dokumente nur dann schnell und zuverlässig, wenn sich immer alle beteiligten Personen an eine festgelegte Ordnerstruktur halten. Bei elektronischen Systemen kann die Erstellung dieser Struktur und die Ablage der Dokumente am richtigen Ort automatisiert werden. Und falls doch mal was nicht klappt, kann man immer noch nach dem einzelnen Dokument suchen – ebenfalls automatisch.
Das Tolle an der Digitalisierung ist, dass man unterschiedliche Softwarelösungen über Schnittstellen miteinander verknüpfen kann bzw. verschiedene Kernbereiche in der Software von alleine miteinander kommunizieren können. Das hat den Vorteil, dass man Daten nur einmal eingeben muss.
Beispielsweise kann man die Leistungsabrechnung über ein Programm wie die GETECO conviva machen. Die Beträge können direkt danach an das entsprechende Buchhaltungsprogramm der Einrichtung weitergeleitet werden, beispielsweise die GETECO contura. Und auch innerhalb eines Programmes ist keine doppelte Eingabe von Daten notwendig. Wenn ein Klient in mehreren Lebensbereichen aktiv ist, ist die Eingabe seiner Daten dennoch nur einmal nötig.
Auch im Bereich Controlling sind diese Verknüpfungsmöglichkeiten ein riesiger Vorteil. Schaubilder und Diagramme können mit einem Klick aktualisiert werden. GETECO flowfacts beispielsweise verknüpft Ihre conviva oder contura direkt mit Excel – und das live! Ihre Excel-Formeln aktualisieren sich automatisch, indem sich flowfacts die aktuellen Zahlen aus der Software holt.
Wenn man Ordner führt, in denen Dokumente in Papierform aufbewahrt werden, ist es nicht so einfach, alles aktuell zu halten. Sobald sich etwas ändert, müssen die Informationen von Hand eingetragen oder ausgedruckt und dann wieder abgeheftet werden. Das sorgt natürlich auch dafür, dass man immer mehr und mehr Papier ansammelt und manches darf man aus Gründen der Nachvollziehbarkeit auch gar nicht wegwerfen.
Digitale Dokumente dagegen sind immer auf dem neusten Stand. Aktuelle Änderungen können direkt eingetragen werden und stehen dann sofort allen betreffenden Mitarbeitern zur Verfügung. Was man an einer Stelle im System ändert, wird automatisch übertragen. Schaubilder und Auswertungen können mit einem Klick aktualisiert werden. Und wenn es notwendig ist, speichert das Programm das Original-Dokument und die Information, wer wann und in welcher Form eine Änderung vorgenommen hat.
Lange Kommunikationswege behindern die alltägliche und gemeinsame Arbeit immens. Im Rahmen eines papierlosen bzw. papierminimierten Büros ist aber alles digitalisiert, das heißt: von mehreren Orten aus einsehbar. Für eine bestimmte Information muss man nicht erst in Büro XY pilgern, sondern kann direkt am eigenen Rechner nachschauen.
Dadurch bleibt das gesamte Team informiert. Einarbeitungen und Schichtwechsel können leichter durchgeführt werden, weil man in der Software alle notwendigen Informationen parat hat. Und wenn man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet, können sogar Mitarbeiter, die nicht am Standort sind, auf die Daten zugreifen.
Sensible Daten können durch individuelle, passwortgesicherte Zugänge und die Vergabe von Objektrechten geschützt werden. Die GETECO conviva bietet beides, wodurch jeder Mitarbeiter nur die Klientendaten sieht und bearbeiten kann, die er auch sehen darf. Zusätzlich wird in der Software gespeichert, wer welche Daten wann und wie bearbeitet hat. Wichtig ist, dass mit dem Anbieter der Software ein Datenverarbeitungsvertrag geschlossen wird. Den GETECO-Datenverarbeitungsvertrag können Sie per E-Mail an support@geteco.de anfordern.
Wenn das papierminimierte Büro Realität werden soll, müssen alle an einem Strang ziehen. Daher sollte man alle Mitarbeiter von der Idee überzeugen, bevor man beginnt, sie umzusetzen. Es ist wichtig, auch denen, die zunächst skeptisch sind, in Ruhe alle Argumente darzulegen und sie davon zu überzeugen, dass das papierminimierte Büro auf lange Sicht für alle von Vorteil ist.
Die Geschäftsführung oder eine besondere Arbeitsgruppe kann beispielsweise erst einmal alle wichtigen Argumente und einen ausgefeilten Plan für die Umsetzung erarbeiten, bevor die Idee präsentiert wird. Wie immer gilt: Man sollte die Ängste und Sorgen der Mitarbeiter ernst nehmen und für jeden Einwand eine Lösung parat haben.
Die Umstellung auf das papierminimierte Büro braucht Zeit und erfordert vor allem zu Beginn auch einigen Aufwand, wenn beispielsweise alle vorhandenen Dokumente digitalisiert und eingepflegt werden müssen. Daher ist es wichtig, sich einen genauen Plan zu machen.
Zunächst einmal müssen aktuelle Strukturen und Prozesse erfasst und analysiert werden. Außerdem sollte eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Dokumente durchgeführt werden.
Dann muss man sich überlegen, wo man hinmöchte: Welche Prozesse und Strukturen sollen übernommen werden? Wie kann man diese Prozesse digitalisieren? An welchen Stellen besteht womöglich Verbesserungsbedarf und wie kann eine Software dabei helfen? Im Rahmen der Software-Einführung durch GETECO steht Ihnen bei solchen Fragen übrigens Ihr Projektleiter zur Seite.
Erst wenn solcherlei Fragen geklärt sind, sollte man sich (zusammen mit dem Projektleiter) Gedanken über die konkrete Umsetzung machen und sie dann in Gang setzen. Hier sollte man nicht zu ungeduldig sein: Es dauert eine Weile, bis sich nach einer solchen Umstrukturierung alles eingependelt hat.
Auch wenn die Umstrukturierung dann geglückt ist, die Mitarbeiter die neuen Prozesse übernommen haben und mit der neuen Software arbeiten, sollte man sich von Zeit zu Zeit fragen, wie man die Prozesse weiter optimieren könnte.
Unsere Softwarelösungen sind eigens für soziale Einrichtungen konzipiert und sind daher bestens geeignet, Ihre Prozesse zu digitalisieren und Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern.
Mit unserem Programm GETECO conviva können Sie die Kostenträgerabrechnung durchführen und alle Prozesse rund um Ihre Klienten dokumentieren. Alle wichtigen Informationen werden in der Software hinterlegt und können in Sekundenschnelle gefunden werden. Mithilfe der zugehörigen App GETECO mobile fls können Mitarbeiter des ambulanten Dienstes auch von unterwegs aus Leistungen erfassen und dokumentieren.
Für Ihre Finanzbuchhaltung und Anlagenverwaltung können Sie unser Programm GETECO contura nutzen. GETECO contura ist eine integrierte Softwarelösung, die speziell für die Anforderungen von Unternehmen aus dem Bereich des Sozialwesens entwickelt wurde. Die contura lässt sich per Schnittschnelle mit der conviva verknüpfen: Das heißt, Sie müssen nie wieder Daten doppelt pflegen! Als Ergänzung zur contura empfehlen wir unser Kassenbuch GETECO conpago und unser Rechnungseingangsbuch GETECO consolvo.
Mithilfe der GETECO conversa können Sie Spenden- und Mitglieder ganz einfach papierlos verwalten – ganz gleich, ob Sie eine soziale Einrichtung, einen Verein oder einen Verband leiten.
Auch im Rahmen der Dienstplanung empfiehlt es sich, papierlos zu arbeiten: mit unserer Softwarelösung GETECO contempo. Die Dienstplanung wird dadurch maßgeblich erleichtert. Wünsche und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter können ganz einfach in der Software hinterlegt werden. Wenn Sie jemanden doppelt einplanen oder einen Tag erwischen, an dem der betreffende Mitarbeiter Urlaub eingetragen hat, wird in der Software eine Warnung angezeigt. Und den fertigen Dienstplan können Sie Ihren Mitarbeitern ganz einfach (und papierlos!) per E-Mail zur Verfügung stellen.
Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
