Die Digitalisierung ist überall auf dem Vormarsch. Informationen und Dokumente werden auf Servern gespeichert, tägliche Aufgaben mithilfe von Softwarewarelösungen erledigt und zusammengehörige Informationen in Programmen gebündelt. Das erleichtert den Arbeitsalltag natürlich immens. Man muss nicht mehr stundenlang nach einzelnen Dokumenten suchen, sondern gibt einfach einen Begriff in die Suchfunktion der Software ein. Informationen ordnen sich automatisch und werden am richtigen Platz abgelegt.

Dennoch kommt es manchmal vor, dass man bestimmte Informationen in einem einzelnen Dokument ausgeben möchte, beispielsweise als Word-Datei oder PDF-Dokument. Sei es, um das Dokument im Nachhinein auszudrucken und weiterzuverwenden oder weil man die Daten in einer individuellen und für den eigenen Gebrauch übersichtlicheren Form abspeichern möchte.

Damit Sie mühelos Formulare, Tabellen, Anschreiben oder Verträge mit den Daten aus Ihrer GETECO conviva befüllen und dann individuell designen können, verfügt die conviva über die Wordanbindung. Die Wordanbindung wird dann gebraucht, wenn Sie aktuelle Daten aus der conviva in ein Dokument übertragen wollen.

Beispiel: Notfallblatt

Ein gutes Beispiel dafür ist das Notfallblatt. Angenommen, ein Klient ist in der Einrichtung gestürzt und wird mit dem Rettungswagen zur Untersuchung ins Krankenhaus gefahren. In einem solchen Fall ist es notwendig, dass die Sanitäter alle für sie wichtigen Informationen bekommen.

Dafür gibt es das sogenannte Notfallblatt, in dem diese Informationen eingetragen werden. Das Notfallblatt gibt beispielsweise Auskunft über Behinderungen und Krankheiten des Klienten, enthält eine Auflistung der aktuellen Medikation und informiert über bekannte Vorerkrankungen oder Allergien. Daten wie die Krankenkasse und die Versicherungsnummer des Klienten sowie der Name des zuständigen Hausarztes sind ebenfalls vermerkt.

Tritt ein Notfall ein, muss stets eine aktuelle Version des Notfallblatts vorliegen. Mithilfe der Wordanbindung in der conviva ist das gar kein Problem. Die aktuellen Informationen, die in der Software hinterlegt sind, werden in ein Word-Dokument ausgegeben und können dann gedruckt werden. Dadurch läuft man nie Gefahr, ein Notfallblatt mit veralteten Informationen weiterzugeben und man muss auch nicht für jeden Klienten immer ein aktuelles Notfallblatt ausgedruckt vorrätig halten. Das spart zusätzlich Papier.

Wie das Notfallblatt aussehen soll und welche Informationen es enthalten muss, kann individuell definiert werden. Ist die entsprechende Vorlage einmal erstellt, befüllt die conviva mithilfe der Wordanbindung nur noch das Formular mit den entsprechenden Informationen.

Mitteilungsschreiben und Verträge

Doch auch in anderen Fällen kann die Wordanbindung sehr nützlich sein. Beispielsweise, wenn ein Brief per Post an die Klienten versendet werden soll. Die Vorlage wird in Word erstellt und wird dann mithilfe der Wordanbindung automatisch mit den Adressdaten der Klienten befüllt. Das spart Zeit und man kann sicher sein, dass der Brief an die aktuelle Adresse versandt wird.

Mithilfe dieses Verfahrens kann man jedwede Art von Schreiben mit den aktuellen Daten aus der Software befüllen: Aufnahmemitteilungen, Bewerbereinladungen oder auch Geburtstagsglückwünsche. Die Informationen müssen nur noch in der conviva gepflegt und aktualisiert werden und können dann in alle benötigten Dokumente übertragen werden.

Die Wordanbindung kann auch genutzt werden, um die notwendigen Daten für Verträge in ein Dokument zu übertragen. Der Vertrag lässt sich ohne Weiteres in Word gestalten, kann dann mit den Daten der Klienten befüllt und in zweifacher Ausführung ausgedruckt werden. Man muss sich nur einmal die Arbeit machen und die entsprechenden Felder festlegen, die befüllt werden sollen. Den Rest erledigt die Wordanbindung automatisch. Das lästige Eintragen der Daten von Hand fällt dadurch weg und das Ausfüllen von Heim- oder Werkstattverträgen ist blitzschnell erledigt.

Die Wordanbindung macht es möglich, die Informationen, die Sie in der conviva ohnehin immer aktuell halten, auch für andere Zwecke außerhalb des Programms zu nutzen. Das erspart Ihnen eine Menge Arbeit und beugt Fehlern vor, weil Sie die Daten nicht kopieren oder von Hand übertragen müssen.

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