Die Vorteile der digitalen Klientenakte
Die Relevanz der Klientenakte
Die Klientendokumentation gehört zu den alltäglichen Aufgaben in der sozialen Arbeit. Alle relevanten Informationen, Stammdaten und Dokumente eines Klienten werden möglichst griffbereit und übersichtlich erfasst, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Eine Klientenakte ist somit essenziell für die Organisation und Steuerung der Prozesse, bei denen der Klient im Fokus steht – ganz gleich, in welcher Einrichtungsart eine Klientenakte zum Einsatz kommt.
Warum eine digitale Klientenakte sinnvoll ist
Fangen wir mit einem Beispiel an: Sie nutzen gerade ein digitales Endgerät, um sich über die Vorteile der digitalen Klientenakte auf unserer Website zu informieren. Theoretisch haben Sie aber auch die Möglichkeit, in eine Buchhandlung zu gehen, um sich dort nach entsprechender Literatur umzusehen. In der Praxis ist Ihnen dies vermutlich zu aufwändig, zu zeitintensiv und letztendlich stellt sich auch die Frage, ob diese Vorgehensweise noch zeitgemäß ist.
Behalten wir das Beispiel im Hinterkopf und werfen einen Blick auf soziale Einrichtungen der Altenhilfe, der Kinder- und Jugendhilfe oder der Eingliederungshilfe, die täglich mit vielen verschiedenen Klientendaten und -informationen zu tun haben. Auch hier besteht die Möglichkeit, die Klientendokumentation auf Papier zu erfassen, die Dokumente in Ordnern abzulegen und in wenig platzsparenden Regalen unterzubringen.
Nun möchte man eine bestimmte Information über einen Klienten heraussuchen oder Dokumente aktualisieren. Möglicherweise ist es notwendig, dafür den Raum, die Etage oder das Gebäude zu wechseln. Am richtigen Ort angekommen beginnt man zu suchen. Zunächst das richtige Regal, dann den richtigen Ordner, die entsprechende Klientenakte und schließlich die gesuchte Information. Auch hier wird schnell klar – es ist aufwändig, zeitintensiv und nicht mehr unbedingt zeitgemäß.
Gegenüber analogen Akten haben digitale Klientenakten einige Vorteile: Man findet schneller, was man sucht, ist ortsungebunden und mehrere Kollegen können gleichzeitig auf eine Akte zugreifen. Dennoch sollte bei der Umstellung auf bestimmte Dinge geachtet werden.
Mögliche Risiken und Probleme der Digitalisierung
Die Etablierung von digitalen Prozessen bringt oftmals Sorgen und Unsicherheiten mit sich. Häufig beginnen die Probleme bereits beim schleppenden Ausbau der digitalen Infrastruktur innerhalb des Unternehmens oder bei der Unsicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen. Mit Veränderungen gehen oft Herausforderungen einher und auch bei der Digitalisierung von Prozessen ist die Bereitschaft, sich auf etwas Neues einzulassen, notwendig. Wichtig ist, alle Mitarbeiter bei Digitalisierungsprojekten mit ins Boot zu holen und Sorgen ernst zu nehmen.
Ein weiteres risikoreiches Themengebiet bei der Digitalisierung von Klientenakten ist der Datenschutz. Digitale Anwendungen stellen eine potenzielle Angriffsfläche für Cyberattacken dar. Gerade in sozialen Einrichtungen müssen sensible Klientendaten bestmöglich geschützt werden: Stammdaten und Informationen der Klienten sollten für Unbefugte unzugänglich sein und mit Vorsicht behandelt werden. Bei der Digitalisierung der Klientenakten stellen sich Einrichtungen also zu Recht die Frage, wie die Daten bestmöglich gesichert werden können.
Auch papierbasierte Klientenakten haben in puncto Datenschutz einige Schwachstellen. Nicht immer ist nachvollziehbar, welchen Personen der Zugang zu den Klientendaten gewährt wurde und welchen Umgang die Personen mit den Daten der Klienten pflegen. Im schlimmsten Fall können Akten entwendet, verändert oder sogar entsorgt werden, ohne dass diese Vorgänge aufgezeichnet werden.
Die digitale Klientenakte in GETECO conviva
Ein Kernbereich unserer Software conviva ist die Dokumentation und Erfassung aller medizinischen und pädagogischen Belange rund die Klienten. Mit der conviva können Sie die Prozesse rund um Ihre Klienten digital erfassen: Von der Aufnahme der Klienten und der Erfassung von Stammdaten bis hin zum Tagesgeschäft und dem Schreiben von Hilfe- und Förderplänen sowie Entwicklungsberichten.
Die digitale Klientenakte hat viele Vorteile: Für eine Einsicht in die Akten muss man nicht mehr den Raum, die Etage oder gar das Gebäude verlassen. Aus dieser ortsunabhängigen Nutzung der Klientenakten resultiert ein minimierter Verbrauch von Papier und Druckmaterial. Man spart also sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen.
Einen beträchtlichen Teil der Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter mit der Informationsbeschaffung und Aktenpflege. Die digitale Klientenakte beschleunigt diese Prozesse erheblich. Die Software ermöglicht einen zeitgleichen Zugriff mehrerer Mitarbeiter und unterstützt mithilfe einer Suchfunktion bei der Suche nach den richtigen Klientendaten.
Zum Schutz der Daten bietet conviva die Möglichkeit, Benutzerrechte zu vergeben, die festlegen, welcher Anwender welche Daten einsehen darf. Zusätzlich ist die conviva passwortgeschützt, demnach erhalten Nutzer nur durch ein benutzerbezogenes Passwort einen Zugriff auf die Anwendung und ein unbefugter Zugriff auf die Klientendaten wird verhindert. Alle Erfassungen werden in der Software mit Handzeichen protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Bei der Sicherung der Klientendaten haben Sie die freie Wahl. Entscheiden Sie sich für eine Installierung der Software auf dem internen Server Ihrer Einrichtung, liegt die Verantwortung der regelmäßigen Datensicherung bei Ihnen. Wird die Software im Rechenzentrum der GETECO GmbH installiert, übernehmen wir die Datensicherung für Sie.
Alle Vorteile der digitalen Klientenakte auf einen Blick:
● Ortsunabhängig
● Platzsparend
● Minimierter Verbrauch von Papier und Druckmaterial
● Zeitliche und finanzielle Ressourcenschonung
● Beschleunigte Arbeitsprozesse und schnellere Arbeitsabläufe
● Zugriff mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig
● Schutz der Klientendaten durch Benutzerrechte und Passwortvergabe
● Protokollierung von Änderungen mit Handzeichen
● Im GETECO-Rechenzentrum: Datensicherung durch GETECO
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