Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Im Handelsgesetzbuch unter § 238 Abs. 1 HGB wird die sogenannte Buchführungspflicht erläutert: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“
Das Rechnungseingangsbuch ist – neben anderen Grundbüchern wie beispielsweise dem Kassenbuch – ein wichtiger Bestandteil der besagten Buchführung. Es besteht jedoch keine Pflicht, ein Rechnungseingangsbuch zu führen. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder externe Wirtschaftsprüfungen hilft das Rechnungseingangsbuch aber dabei, nachzuweisen, wann gebuchte Rechnungen tatsächlich eingegangen sind. Insofern empfiehlt es sich auf jeden Fall, explizit über die Eingangsrechnungen Buch zu führen.
Vor allem elektronische Rechnungseingangsbücher bieten außerdem noch viele weitere Vorteile. Die Eingangsrechnungen können zentral und revisionssicher archiviert werden. Mithilfe von Suchfunktionen in elektronischen Rechnungseingangsbüchern können auch ältere Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden, sobald sie jemand benötigt.
Rechnungen bleiben seltener liegen, indem mithilfe der Rechnungseingangssoftware Workflows zum Begleichen der Rechnungen etabliert werden können. Durch die automatische Erkennung von Rechnungsnummern kann auf Duplikate hingewiesen werden, was das doppelte Zahlen von Rechnungen verhindert. Beides spart Zeit und natürlich auch Kosten.
Mit einem Schreiben aus dem Jahr 2014 wurde darauf reagiert, dass immer mehr Unternehmen ihre Buchführung digitalisieren. Veröffentlicht wurde das Schreiben vom Bundesministerium für Finanzen. Es definiert die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Im Schreiben wird klargestellt, dass „die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher […] nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen [ist] wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern“ (GoBD Abschnitt 3). Das Schreiben listet folgende Grundsätze auf, die bei der Führung elektronischer Bücher zu beachten sind:
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit)
Diese Grundsätze müssen gewährleistet sein, damit das Rechnungseingangsbuch ohne Aufwand geprüft werden kann und alle darin enthaltenen Angaben für den Prüfer nachvollziehbar sind. Außerdem müssen natürlich alle relevanten Dokumente vorliegen: Im Falle eines Rechnungseingangsbuches sind das etwa die Originaldateien der Rechnungen oder per E-Mail gestellte Rückfragen sowie die Antwort darauf.
Ein Kreditor ist derjenige, der als Gläubiger etwas einfordert: etwa das Begleichen einer Eingangsrechnung. Als Kreditoren bezeichnet man externe Lieferanten oder Dienstleister. Personen, deren Aufgabe die Kreditorenbuchhaltung ist, beschäftigen sich hauptsächlich mit der Bearbeitung von kreditorischen Eingangsrechnungen, das heißt, mit deren Prüfung, Kontierung und Archivierung.
Mithilfe eines Rechnungseingangsbuches kann das Kreditorenmanagement maßgeblich verbessert werden. Man behält den Überblick über alle kreditorischen Eingangsrechnungen und kann sie effizienter begleichen. Duplikate werden zuverlässig erkannt und doppelte Zahlungen können vermieden werden. Die Rechnungsbearbeitung kann durch Workflows effizienter gestaltet werden. Insofern ist ein effektives Kreditorenmanagement von großer Wichtigkeit, indem dadurch Ressourcen und Geld gespart werden können.
Eigentlich ist der Name schon selbsterklärend: Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die im Unternehmen eingehen, zum Beispiel, weil das Unternehmen eine Leistung bei einem externen Dienstleister eingekauft hat. Das heißt, dieselbe Rechnung ist beim entsprechenden Dienstleister eine Ausgangsrechnung. Eingangsrechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, ist gesetzlich festgelegt und zwar im Umsatzsteuergesetz, kurz UStG. Rechnungen mit einem Betrag über 250 Euro brutto müssen die folgenden Angaben beinhalten (§ 14 Abs. 4 UStG):
„1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe ‚Gutschrift‘.“
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten erleichterte Vorschriften, daher sind hier weniger Pflichtangaben erforderlich.
In der Buchhaltung müssen alle Eingangsrechnungen dahingehend geprüft werden, ob alle Pflichtangaben erfüllt sind. Nur dann kann das Unternehmen die Vorsteuer abziehen. Fehlen also Pflichtangaben, muss eine korrigierte Rechnung angefordert werden.
Rechnungen „von Hand“ zu prüfen, ist eine langwierige und wenig spannende Aufgabe. Das tolle an elektronischen Buchhaltungsprogrammen ist, dass die Rechnungsprüfung durch die Software vorgenommen werden kann. GETECO consolvo, unser elektronisches Rechnungseingangsbuch, überprüft automatisch, ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält.
Mithilfe der automatischen Belegerkennung werden Dokumente erkannt, alle relevanten Daten ausgelesen und in die Software übertragen. Falls die Rechnung ungültig ist, weil Angaben fehlen oder der Betrag nicht stimmt, kann direkt aus dem Programm heraus das Rücksendeschreiben erstellt werden, das natürlich auch automatisch bei der entsprechenden Rechnung abgelegt wird.
Im Rahmen der Kontierung wird entschieden, auf welchem Konto der jeweilige, in der Rechnung angegebene Betrag verbucht werden soll. Im Rahmen der Vorkontierung wird häufig mit Kontierungsstempeln gearbeitet, die auf der Rechnung angebracht werden. Diese enthalten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Informationen, beispielsweise das Datum, die Beleg-Nummer, die Nummer des Kontos, die Bezeichnung des Kotos und so weiter.
Die Umgewöhnung von der Kontierung auf dem Papier hin zur Kontierung in der Software muss nicht unbedingt schwer sein. GETECO consolvo erlaubt dem Anwender auch in der Software das Arbeiten „wie auf Papier“. Direkt im Programm können Kontierungsstempel auf den Rechnungen aufgebracht werden, ebenso wie Notizen oder Markierungen. Und da consolvo über eine Schnittstelle direkt mit der jeweiligen Buchhaltungssoftware (beispielsweise der GETECO contura) verknüpft werden kann, ist der Zugriff auf relevante Informationen wie beispielsweise Kostenstellen jederzeit möglich. Insofern ändert sich bei diesem Arbeitsschritt kaum etwas für den Benutzer – das Arbeiten wird nicht komplizierter, sondern im Gegenteil einfacher.
Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Eingangsrechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt dabei mit Schluss des Kalenderjahres (siehe § 257 Abs. 5 HGB). Mithilfe von Buchhaltungssoftware können Belege revisionssicher archiviert werden und sind so jederzeit auffindbar. GETECO consolvo verfügt über ein revisionssicheres Archiv einschließlich Volltextsuche. Die umfangreiche Recherchefunktion ermöglicht es dem Nutzer, in Sekundenschnelle Dokumente zu finden.
Ein Workflow bezeichnet die Automatisierung eines Geschäftsprozesses und organisiert beispielsweise die Weitergabe von Informationen oder Dokumenten von einem Mitarbeiter zum anderen. Mithilfe von Workflows können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und Fehlerquellen vermieden werden.
Eine gute Organisation ist in der Kreditorenbuchhaltung das A und O. Wenn Rechnungen schnell bearbeitet und bezahlt werden, besteht beispielsweise die Möglichkeit, Skonto in Anspruch zu nehmen: Händler gewähren einen Preisnachlass, wenn die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt wird.
Abgesehen davon gestalten Workflows die Arbeit natürlich auch effizienter, wodurch Zeit gespart werden kann. Und zu guter Letzt verhindert ein etablierter Workflow, dass Rechnungen liegenbleiben, übersehen oder nicht richtig abgelegt werden, was zu Mehrkosten und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt zu Problemen führen kann. Insofern ist es wichtig, Bearbeitungsschritte und Zuständigkeiten festzulegen und beizubehalten.
Moderne Buchhaltungsprogramme lassen das Erstellen von Workflows zu. consolvo verfügt über einen eigenen Workflow-Designer, mit dessen Hilfe Prozesse flexibel definiert werden können. Vom Benutzers können Workflows vollständig konfiguriert werden – einfach und mühelos. Unterstützt werden neben dem 4-Augen-Prinzip unter anderem die Bankverbindungsprüfung oder die Buchungsvalidierung.
Mithilfe von GETECO consolvo kann die gesamte Kreditorenbuchhaltung in Workflows abgebildet werden: Vom Eingang der Rechnungen über deren Erfassung und Prüfung bis hin zur Freigabe, Kontierung, Buchung und Ablage.
Natürlich gibt es auch eine aktuelle Produktbroschüre zu GETECO consolvo, der Sie alle aktuellen Informationen zur Software entnehmen können. Außerdem finden Sie in der Broschüre Screenshots aus dem Programm und können sich ausführlich über alle wichtigen Funktionen von GETECO consolvo informieren.
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