Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Der Begriff Controlling ist abgeleitet vom englischen Verb „to control“, das übersetzt werden kann mit „steuern, regeln“. Mithilfe des Controllings werden für das Unternehmen relevante Zahlen und Daten, wie beispielsweise Unternehmensbilanzen, grafisch oder anderweitig aufbereitet und dem Management oder der Geschäftsführung präsentiert. Anhand dieser Daten wird analysiert, ob gesetzte Ziele erreicht wurden und was man gegebenenfalls verändern oder besser machen kann. Insofern ist Controlling im Rahmen von Prozessoptimierungen oder bei der Planung neuer Projekte unverzichtbar.
Häufig wird „Controlling“ mit „Rechnungswesen“ gleichgesetzt. Diese beiden Begriffe sind aber keine Synonyme. Das Rechnungswesen beschäftigt sich mit der Buchführung, das heißt, mit abgeschlossenen Prozessen. Das Controlling hingegen leitet aus vorhandenen Zahlen ab, wie sich das Unternehmen in Zukunft positionieren oder verhalten sollte. Insofern beschäftigt man sich im Controlling also mit zukünftigen, noch nicht abgeschlossenen Prozessen.
Ein Beispiel: In einer sozialen Einrichtung könnte ein Controller etwa die Belegungsstatistik der letzten Jahre grafisch aufbereiten, beispielsweise mithilfe eines Excel-Diagramms. So ließe sich auf einen Blick erkennen, wie sich die Belegungszahlen der Einrichtung in den letzten Jahren entwickelt haben. Diese Entwicklung könnte man dann als Grundlage für Entscheidungen heranziehen. Wenn sich beispielsweise die Belegungszahlen massiv erhöht hätten, könnte man darüber nachdenken, ein weiteres Gebäude anzumieten oder ein neues Gebäude zu bauen.
Kurz: Ein Controller hat die Aufgabe, mit Zahlen zu jonglieren – und aus ihnen vielfältige Erkenntnisse abzuleiten, die dabei helfen, Unternehmenserfolge zu kontrollieren sowie aufrechtzuerhalten und Unternehmensprozesse zu steuern.
Der Controller sorgt dafür, dass die Geschäftsführung den Überblick über die Unternehmenszahlen behält. Mithilfe von Kontrollinstrumenten, die dabei helfen, Vergleiche zu ziehen oder Ergebnisse zu bewerten, wird das gewährleistet. Auch in der Prozessoptimierung spielen Controller häufig eine entscheidende Rolle.
Dabei ist das Controlling nicht auf eine Abteilung beschränkt, sondern kann überall angewandt werden. Beispielsweise kann man sich im Controlling mit den Marketing-Aktionen des Unternehmens auseinandersetzen, den Überblick über die Finanzen wahren oder auch überwachen, welche Investitionen getätigt werden und ob sie sich lohnen. Auch für das Personalwesen ist das Controlling interessant, weil es bei der Beantwortung relevanter Fragen hilft: Wie hoch ist die Fluktuation im Unternehmen? Wie ausgelastet sind die Mitarbeiter?
Gutes Controlling zeichnet sich dadurch aus, dass es nicht nur Zahlen sichtbar macht und Statistiken aufstellt, sondern darüber hinaus auch noch die richtigen Schlüsse aus den Zahlen zieht. Controlling soll Ihnen dabei helfen, die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen, um den Unternehmenserfolg weiterhin zu gewährleisten.
Gleichzeitig muss gutes Controlling auch für Akzeptanz sorgen und Vertrauen aufbauen, sei es bei Investoren oder bei den eigenen Mitarbeitern. Häufig kommt es in Unternehmen vor, dass Entscheidungen oder Veränderungen von den Mitarbeitern nur missmutig hingenommen werden. In solchen Situationen kann es helfen, wenn man mithilfe des Controllings die Entscheidung erklären und untermauern kann, indem man relevante Zahlen und Statistiken präsentiert.
Gutes Controlling muss außerdem flexibel und schnell sein und mit Live-Zahlen arbeiten. Unsere Welt wird immer schnelllebiger und nicht selten sind deshalb zügige Entscheidungen gefordert. Daher ist es wichtig, dass im Controlling immer mit aktuellen Zahlen gearbeitet wird, damit man auf aktuelle Entwicklungen sofort reagieren kann.
Wenn man Controller werden will, sind ein logisches Denkvermögen und analytische Fähigkeiten von Vorteil. Außerdem sollte man sich als Controller nicht davor scheuen, Präsentationen zu halten, denn es kann durchaus vorkommen, dass man die aktuellen Zahlen nicht nur der Geschäftsleitung, sondern auch den Kollegen präsentieren soll. Ein Controller muss außerdem in der Lage sein, sich in verschiedene Abteilungen und Aufgabenstellungen einzudenken.
Controlling lohnt sich immer! Denn letztendlich braucht jedes Unternehmen, ganz gleich wie groß, eine Strategie, um den Unternehmenserfolg auch in Zukunft zu sichern. Mithilfe von Controlling können Warnzeichen frühzeitig erkannt und mögliche Krisen abgewendet werden, bevor sie überhaupt entstehen.
Jedes Unternehmen muss gesteuert werden – und das fällt deutlich leichter, wenn die betreffenden Führungskräfte den Überblick über die Ziele des Unternehmens haben und mögliche Zielabweichungen nicht nur feststellen, sondern auch korrigieren können.
Controlling betrifft letztendlich nicht nur die Führungskräfte einer Einrichtung, sondern alle. Denn auch die Mitarbeiter und die Klienten profitieren von einer ausgeklügelten Planung und dem Anspruch, bestehende Prozesse immer weiter zu optimieren. Mithilfe des Controllings sichern Sie die Zukunft Ihrer Einrichtung!
Und das Beste ist: Controlling muss nicht kompliziert sein. Mithilfe modernder Technik können auch Einzelpersonen schnell und zuverlässig Reports oder Statistiken erstellen und auswerten. Es ist also nicht notwendig, eine ganze Controlling-Abteilung ins Leben zu rufen, sondern schon ein einzelner Mitarbeiter kann viel bewirken. Controlling muss nicht teuer sein – kann aber dennoch viel Geld sparen beziehungsweise sogar zur Gewinnmaximierung beitragen.
Excel ist ein beliebtes und für jeden zugängliches Controlling-Tool, das sich bewährt hat. In Bezug auf die Auswertung oder Analyse von Daten ist Excel für viele Controller unverzichtbar geworden. Reports und Diagramme lassen sich mit Excel ohne großen Aufwand erstellen. Von Haus aus verfügt Excel über einen schier unerschöpflichen Pool an Funktionen, die oft gar nicht alle verwendet werden.
Als problematisch und mühevoll erweist sich häufig das Übertragen der eigenen Daten in Excel. Die notwendigen Zahlen müssen erst in den entsprechenden Programmen recherchiert und dann in Excel eingefügt werden. Und selbst wenn das Einfügen klappt, sind die Zahlen im nächsten Monat nicht mehr aktuell und müssen erneut übertragen werden.
GETECO flowfacts nimmt dem Nutzer diese Arbeit ab: Die Software kann direkt mit der GETECO conviva und der GETECO contura verbunden werden. Das heißt, das lästige und zeitraubende Übertragen von Zahlen fällt einfach weg, weil Excel sich die Zahlen eigenständig aus den Programmen holen kann. Dadurch bleiben Auswertungen auch immer aktuell: Sobald sich etwas in der Software ändert, übernimmt Excel diese Änderungen automatisch.
Es ist wichtig, die Entwicklung bestimmter Kennzahlen nachzuverfolgen. GETECO flowfacts verfügt standardmäßig über viele Funktionen, die für soziale Einrichtungen interessant sind. Das heißt, diese Funktionen müssen nicht mehr einzeln erstellt werden, sondern können direkt nach Installation des Programms in Excel genutzt werden.
So ermöglicht GETECO flowfacts beispielsweise die Erstellung von Statistiken bezüglich der Fachleistungsstunden, die durch die Mitarbeiter erbracht wurden. Im Programm ist bereits eine Formel implementiert, die die geleisteten Stunden nach Betreuten zurückgibt sowie eine weitere Funktion, die die Fachleistungsstunden, Fahrtzeiten und gefahrenen Kilometer eines bestimmten Mitarbeiters sichtbar macht. Gerade im ambulanten Dienst hilft diese Funktion dabei, den Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter zu behalten.
Ebenfalls interessant für das Controlling einer sozialen Einrichtung sind die flowfacts-Funktionen, die Informationen über die Betreuten ausgeben. Mithilfe dieser Funktionen können unter anderem Belegungsstatistiken generiert werden, die – sofern gewünscht – auch auf verschiedene Lokationen aufgeteilt werden können, was für Komplexeinrichtungen von Vorteil ist. Durch die direkte Anbindung von flowfacts zur GETECO conviva aktualisiert sich die Statistik in Sekundenschnelle stichtagsgenau.
Bezüglich der Leistungsabrechnung kann man sich von GETECO flowfacts sowohl die Anzahl bzw. den Umsatz der abgerechneten Leistungen ausgeben lassen als auch die fakturierten Leistungen – immer bezogen auf einen individuell festgelegten Zeitraum.
Janik Prinz hat in seinem Vortrag „conviva gestern, morgen, heute – Egal ob Förderplanung oder Abrechnung, aus Zahlen werden Bilder“ auf dem diesjährigen Anwendertreffen ausführlich erläutert, welche Vorteile sich aus der Nutzung von flowfacts im Zusammenhang mit der GETECO conviva ergeben. Sie finden den Vortrag in unserem Tutorials-Bereich.
Doch nicht nur in Bezug auf die conviva liefert flowfacts wertvolle Erkenntnisse für das einrichtungsbezogene Controlling. Auch mit der GETECO contura lässt sich flowfacts mühelos verknüpfen und eröffnet so ganz neue Möglichkeiten für Controlling im Bereich Buchhaltung.
Man kann sich in Excel alle möglichen Bezeichnungen ausgeben lassen. Unter anderem etwa die Bezeichnung eines bestimmten Kontos (Kreditor, Debitor), die Bezeichnung einer Kostenstelle aus der Buchhaltung, die Bezeichnung einer Kostenstelle aus dem Plan oder die Bezeichnung der Buchhaltung.
Weitere Funktionen geben Auskunft über das Budget pro Kostenart oder Kostenstelle, über den Wert eines Kontos oder über die Menge und den Wert der Umlagen eines Monats einer Kostenart zurück.
Wenn Sie sich dafür interessieren, wie flowfacts im Zusammenhang mit der GETECO contura angewendet werden kann, empfehlen wir Ihnen den Vortrag von David Krause auf dem diesjährigen Anwendertreffen. Sie finden den Vortrag „Aus contura heraus Entscheidungen treffen statt Zahlen zu schieben – flowfacts als dynamisches Steuerungsinstrument in Zeiten digitalen Wandels“ in unserem Tutorials-Bereich.
Excel bietet natürlich auch die Möglichkeit, individuelle Funktionen zu erstellen, die exakt auf die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnitten sind. Für GETECO flowfacts ist das kein Problem: Man muss einfach nur die betreffenden Variablen mit den entsprechenden Informationen aus der GETECO conviva oder GETECO contura verknüpfen und schon kann Excel sich alle notwendigen Informationen direkt aus dem Programm holen. So können Sie Ihr Controlling punktgenau auf die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung ausrichten.
Wenn Sie sich für GETECO flowfacts interessieren, können Sie sich hier die aktuelle Broschüre herunterladen (einfach auf den Link oder auf's Bild klicken!). Die Broschüre enthält nicht nur aktuelle Informationen, sondern gibt auch einen Einblick in die Arbeit mit der Software.
Wenden Sie sich gerne an Frau Anna Freund unter Tel. 09365 8888422 oder verwenden Sie unser Kontaktformular (siehe unten)! Wir stellen Ihnen weitere Informationen zusammen oder vereinbaren einen individuellen Präsentationstermin – inhouse bei uns oder bei Ihnen vor Ort!
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Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
