Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Vereine, Verbände und Stiftungen, die durch ehrenamtliches Engagement Menschen helfen wollen, sind häufig auf Spenden angewiesen, um ihre Ziele umzusetzen. Je mehr Spenden eingehen, desto freier können Vorstand, Mitglieder oder Helfer agieren und das Geld für die Ziele ihrer Organisation einsetzen.
Die meisten Menschen vertrauen ihr Geld jedoch nur ungern Organisationen an, die schlecht organisiert oder unseriös wirken. Insofern ist ein professionelles Spendenmanagement enorm wichtig, um mehr Spenden zu generieren. Dazu gehören durchdachte Spendenanschreiben sowie rechtzeitig verschickte Dankesbriefe, Quittungen und Spendenbelege.
Umso wichtiger ist es für die Organisationen, sich ausführlich mit dem Thema Spendenmanagement auseinanderzusetzen und nicht einfach nur „auf gut Glück“ ans Werk zu gehen. Je zielgerichteter und durchdachter Spenden- bzw. Fundraising-Aktionen durchgeführt werden, desto wahrscheinlicher ist es auch, ein bestimmtes Spendenziel zu erreichen.
Ins Deutsche kann man Fundraising mit Spendensammlung, Spendenerhebung oder Mittelbeschaffung übersetzen. Fundraising bezeichnet also die Mittelbeschaffung durch eine (oft gemeinnützige) Organisation, mithilfe derer die Ziele der Organisation erreicht werden sollen. Im besten Fall lassen sich diese Mittel mithilfe eines relativ geringen Budgets beschaffen.
Spendenerhebungen sind am erfolgsreichsten, wenn sie beworben werden, das heißt, wenn man sich auch für gemeinnützige Zwecke ein Marketing-Konzept überlegt. Man spricht dabei von Non-Profit-Marketing, denn hier wird Marketing von Organisationen durchgeführt, die nicht primär gewinnorientiert arbeiten. Effektives Fundraising erfolgt auf Grundlage einer konkreten Planung, in deren Verlauf vieles berücksichtigt werden muss: Ausrichtung der Organisation, Zielgruppe der Kampagne, mögliche Werbemaßnahmen, etc.
Heutzutage wird Fundraising immer häufiger ausschließlich online betrieben. Es gibt viele Plattformen, die sich auf Online-Fundraising spezialisiert haben. Nichtsdestoweniger ist für kleine oder mittlere Stiftungen, Einrichtungen oder Vereine Fundraising auf dem herkömmlichen Weg – etwa in der Fußgängerzone, per Post oder Newsletter – immer noch sehr wichtig.
Während man auf Crowdfunding-Plattformen vor allem neue Spender gewinnen kann, bindet man durch kreative Aktionen oder regelmäßige Mailings vorhandene Spender an die Organisation. Dafür eignen sich beispielsweise E-Mail-Kampagnen oder Blogs besonders gut. Man kann die Spender immer wieder mit neuen Informationen versorgen und darüber berichten, wohin das gespendete Geld fließt und wie es eingesetzt wird. Das schafft Vertrauen und erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass vorhandene Spender wieder spenden.
Es geht also bei Fundraising-Kampagnen nicht nur darum, möglichst viele neue Spender zu gewinnen. Mindestens genauso wichtig ist es, die Beziehungen zu vorhandenen Spendern zu pflegen und immer wieder auf sich und den guten Zweck aufmerksam zu machen. Daher müssen die gesammelten Daten der vorhandenen Spender gut gepflegt werden und man sollte sich regelmäßig mit ihnen in Verbindung setzen.
Wichtig ist immer, sich das Ziel der aktuellen Kampagne vor Augen zu halten und es möglichen Spendern auch ganz klar mitzuteilen. Der Versuch, gleichzeitig für drei verschiedene Zwecke Spenden zu sammeln, geht mit großer Wahrscheinlichkeit nach hinten los. Es ist besser, sich auf eine Sache zu fokussieren und die Menschen auf einer emotionalen Ebene anzusprechen. Erstellen Sie am besten ein ausführliches Fundraising-Konzept.
Zielgruppenanalyse
Zu Beginn sollte eine Zielgruppenanalyse durchgeführt werden: Wen wollen wir mit unserer Spendenkampagne ansprechen? Welche Eigenschaften zeichnen unsere zukünftigen Spender aus? Wie mobilisieren wir möglichst viele von ihnen?
Festlegung der Werbemaßnahmen
Im zweiten Schritt sollten die Werbemaßnahmen geplant und durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, Werbemaßnahmen auf die Größe der jeweiligen Organisation zuzuschneiden und sich der eigenen Ressourcen bewusst zu sein. Dann heißt es: kreativ werden! Anschreiben, Werbematerialien oder Veranstaltungen sollten individuell auf die zuvor ermittelte Zielgruppe angepasst werden.
Durchführung der Werbemaßnahmen
Verteilt über den zuvor festgelegten Zeitraum der Spendenaktion sollten dann die verschiedenen Maßnahmen erfolgen. Dabei sollten alle Aktionen aufeinander abgestimmt sein: Beispielsweise könnte man mögliche Spender erst postalisch anschreiben und später im E-Mail-Newsletter noch Informationen nachreichen oder auf eine Deadline oder Veranstaltung aufmerksam machen. Aktuelle Kampagnen sollten auf allen Kanälen beworben werden: auf der Website, auf Social-Media-Plattformen, in der Presse…
Weiterbearbeitung der eingehenden Spenden
Sobald die ersten Spenden eingehen, sollten sie weiterbearbeitet werden. Hier ist eine gute Organisation besonders wichtig. Die Spenden müssen bereits bekannten Spendern zugeordnet werden. Neue Spender müssen direkt im System angelegt werden. Danach müssen Dankbriefe, Quittungen und Spendenbelege erstellt und versendet werden. Seien Sie zuverlässig und bringen Sie Ihren Spendern Wertschätzung entgegen. Rechtzeitig versendete Dankesbriefe und Quittungen sind ungemein wichtig – wenn Spender das Vertrauen in Ihre Organisation verlieren, spenden sie nicht noch einmal.
Evaluierung der Spendenkampagne
Es ist durchaus sinnvoll, abgeschlossene Kampagnen noch einmal Revue passieren zu lassen und sich darüber klar zu werden, ob sie erfolgreich waren. Nur Spendenkampagnen, die auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht erfolgreich waren, sollten wiederholt werden. Kampagnen, auf die das nicht zutrifft, können in Zukunft angepasst oder ganz verworfen werden. Bei der Evaluierung können Softwarelösungen helfen, die es Ihnen möglich machen, Berichte und Auswertungen zu Ihrer Kampagne zu erhalten.
Kontaktpflege
Die Kontakte, die man im Rahmen von Spendenkampagnen sammelt, müssen gepflegt werden. Die Daten sollten übersichtlich abgespeichert werden und einzelne Datensätze schnell auffindbar sein. Auch Informationen zu den einzelnen Spendern können Sie hinterlegen: etwa Geburtstage oder Beziehungen zwischen Spendern. Das macht die Planung gezielter Kampagnen wesentlich einfacher. Natürlich sollten Sie dabei stets alle Datenschutzvorschriften einhalten.
Auch kleine oder mittlere Verbände, Vereine und Einrichtungen können mit verhältnismäßig geringem Aufwand originelle und persönliche Spendenkampagnen organisieren. Die vorgestellten Kampagnen können mit einem geringen Budget umgesetzt werden, haben aber dennoch eine große Wirkung.
Bei dieser Veranstaltung können Sie die Beziehung zu Ihren Spendern vertiefen. Die Spender bekommen einen Eindruck davon, wie Ihre Einrichtung oder Ihre Vereinsräume aussehen und kommen mit dem Vorstand, den Mitgliedern und anderen Förderern ins Gespräch. Auf diese Weise kann ein Netzwerk von Unterstützern entstehen, das lange Jahre bestehen bleibt.
Heutzutage verschickt kaum jemand mehr handgeschriebene Briefe. Im Zeitalter von E-Mails und Messenger-Diensten sind Briefe deshalb etwas ganz Besonderes. So können Sie beispielsweise langjährige Förderer würdigen, ohne tief in die Tasche greifen zu müssen. Die Briefe können etwa von Vorstandsmitgliedern verfasst werden. Eine andere Variante wären handbemalte Postkarten, die beispielsweise von Kindern gestaltet werden, die Unterstützung durch Ihre Organisation erfahren. Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt! Wichtig ist einfach, dass Sie sich etwas Persönliches und Individuelles ausdenken.
Ähnlich wie bei einem Tag der offenen Tür geben Sie auch hier den Spendern die Möglichkeit, Ihre Organisation besser kennenzulernen. Diese Art von Aktionen eignet sich am besten für die Sommermonate, wenn es warm ist und lange hell bleibt. Sie können Ihre Spender in gemütlicher Runde besser kennenlernen und umgekehrt. Die eingeladenen Personen können um eine freiwillige Spende für Essen und Getränke gebeten werden.
Veranstaltungen dieser Art funktionieren am besten, wenn die Mitglieder Ihres Vereins oder Ihrer Stiftung bereit sind, Sachspenden abzugeben. Natürlich können Sie auch Ihre Förderer um Sachspenden bitten. Jeder kann Dinge von daheim mitbringen, die nicht mehr gebraucht werden: Bücher, Kinderspielzeug, Haushaltsgeräte und so weiter. Diese Gegenstände können dann auch einem Flohmarkt verkauft oder bei einer Auktion versteigert werden. Das Geld kommt Ihrer Organisation zugute.
Essen oder Getränke verkaufen sich meist besonders gut. Sie können Ihre Mitglieder oder Spender bitten, einen Kuchen zu einem Kuchenverkauf beizusteuern. Das Geld aus dem Verkauf kommt dann Ihrer Einrichtung zugute. Auch ein Stand auf dem örtlichen Weihnachtsmarkt kann eine gute Anlaufstelle sein. Aktionen dieser Art lassen sich auch gut an die Jahreszeit anpassen und können mehrmals im Jahr organisiert werden.
Natürlich eignen sich nicht nur Privatpersonen als Spender. Sie können auch gezielt Unternehmen in Ihrer Gegend ansprechen und anfragen, ob sie Sponsoren werden möchten. Die Unternehmen dürfen dann natürlich auch damit werben, dass sie Sponsoren Ihrer Organisation sind.
Achten Sie darauf, dass Sie den Sponsoren professionelle Unterlagen zuschicken, eine persönliche Ansprache wählen und ihnen ein individuell auf sie zugeschnittenes Angebot machen. Am besten ermitteln Sie im Rahmen Ihrer Recherche konkrete Ansprechpartner. Sie sollten auf jeden Fall auch einen Termin für ein persönliches Treffen anbieten, bei dem die Rahmenbedingungen des Sponsorings besprochen werden können, die später in einem Sponsoring-Vertrag festgehalten werden sollten.
Entweder können Sie Geld dafür verlangen, dass Läufer am Marathon teilnehmen dürfen oder Sie regen dazu an, dass die Teilnehmer sich Sponsoren suchen, die pro gelaufenem Kilometer einen Geldbetrag an Ihre Organisation spenden.
Wenn Sie Mitglieder haben, die selbst Läufer sind, können Sie beispielsweise auch damit werben, dass die Personen oder Unternehmen, die im Voraus am meisten spenden, ein Kostüm für den jeweiligen Läufer aussuchen dürfen. Beispielsweise muss der Läufer den Marathon dann in einem Froschkostüm oder in einem Logoshirt des Unternehmens bestreiten.
Wenn Sie Mitglieder in Ihrer Organisation haben, die gerne kochen, können Sie Plätze für ein exklusives Abendessen in den Räumen Ihrer Organisation versteigern. Die zehn meistbietenden Sponsoren werden dann eingeladen und bekommen ein selbstgekochtes Fünf-Gänge-Menü serviert.
Mithilfe von Social Media können Sie auf Ihre Organisation aufmerksam machen. Besonders gut eignen sich dafür Fotos oder Videos aus dem Alltag Ihrer Organisation. So können Spender eine emotionale Nähe zu Ihrem Verein oder Ihrer Einrichtung aufbauen. Sie erhöhen Ihre Reichweite auch über individuelle Hashtags, die dann beispielsweise von Spendern oder Mitgliedern aufgegriffen werden können.
Auch Blogs eignen sich gut dafür, mehr Spender zu gewinnen: Erzählen Sie immer wieder persönliche Geschichten und umreißen Sie die Fortschritte, die Ihre Organisation macht. So können Spender mitverfolgen, wohin ihre Spenden gehen und wem damit geholfen wird.
Über Online-Crowdfunding-Plattformen wie Kickstarter, Indiegogo oder Crowdfunder können Sie Geld für Ihren guten Zweck sammeln. Sie können beispielsweise Social Media nutzen, um auf Ihre Crowdfunding-Kampagne aufmerksam zu machen.
Am besten überlegen Sie sich kleine Gegenleistungen, die die Spender für ihre Spende bekommen: eine namentliche Erwähnung auf Ihrer Website, eine handgeschriebene Karte, ein persönliches Dankeschön-Video oder Ähnliches. Die Gegenleistungen sind nach Preisen gestaffelt und die Spender können sich aussuchen, was sie haben möchten.
Ein professionelles Spendenmanagement und eine intensive Spenderbetreuung kann durch die richtige Software massiv erleichtert werden. Auf Spendenmanagement spezialisierte Softwarelösungen greifen Ihnen bei der Verwaltung sowohl der Spenden als auch der Spenderdaten unter die Arme. Unsere Software für Fundraising – GETECO conversa – ist modular aufgebaut und in die Kernbereiche „Spendenmanagement“ und „Mitgliederverwaltung“ aufgeteilt.
Die Software unterstützt Sie bei der Planung Ihrer Kampagnen. Beispielsweise können Sie die Empfänger Ihrer Spendenaufrufe nach Ihren gewünschten Kriterien selektieren. Mit personalisierten Spendenanschreiben erreichen Sie im Handumdrehen die gewünschte Zielgruppe.
Sobald Spenden eingehen, werden diese über die integrierte Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltung (beispielsweise der GETECO contura) in Ihre GETECO conversa eingelesen und können dann weiterverarbeitet werden. Die Spenden werden vorhandenen Spendern zugeordnet beziehungsweise neue Spender werden automatisch angelegt. Anhand des Verwendungszwecks werden Spenden einer Aktion zugeordnet oder als nicht-zweckgebundene Spende vermerkt.
Auf Knopfdruck können Sie sofort im Anschluss Dankbriefe, Spendenquittungen und Spendenbelege revisionssicher erstellen und versenden. Das verstärkt das Vertrauen Ihrer Spender in Ihre Organisation, weil Sie nie vergessen, die wichtigen Dokumente rechtzeitig an Ihre Spender zu verschicken. Wer einmal gespendet hat, wird gerne wieder spenden.
GETECO conversa verfügt außerdem ein eingebautes Berichtswesen, das Ihnen dabei hilft, den Erfolg Ihrer Kampagnen auszuwerten. Die wichtigsten Berichte und Auswertungen erhalten Sie in der GETECO conversa schon kostenfrei mitgeliefert: Spendenstatistiken nach Postleitzahl, Spendergruppen, freien oder zweckgebundenen Spenden oder auch Mitglieder- und Beitragsstatistiken sowie Zu- und Abgangsauswertungen. Und das Beste ist: Sie können ganz einfach Ihre eigenen Abfragen erstellen und alle im Programm enthaltenen Daten abrufen.
Mithilfe des eingebauten CRM-Systems können Sie Mitglieder und Spender verwalten und haben alle wichtigen Daten an einem Ort. So können Sie leichter Zielgruppen finden und definieren und vergessen beispielsweise nie mehr den Geburtstag eines Spenders oder eines Vereinsmitglieds. Auch Serienbriefe und Mailings lassen sich im Handumdrehen erstellen. Kurz: GETECO conversa ist die Software für Ihre Spender- und Mitgliederverwaltung.
Natürlich verfügt GETECO conversa auch über ein revisionssicheres Archiv. So können Sie ohne Aufwand Ihre Dokumente verwalten. Eine Verlinkung auf Ihre eigene Serverstruktur ist ebenfalls problemlos möglich: Greifen Sie mit einer einfachen Verlinkung direkt aus der GETECO conversa auf die auf Ihrem Server abgelegten Dokumente zu.
Wenden Sie sich gerne an Frau Anna Freund unter Tel. 09365 8888422 oder verwenden Sie unser Kontaktformular (siehe unten)! Wir stellen Ihnen weitere Informationen zusammen oder vereinbaren einen individuellen Präsentationstermin – inhouse bei uns oder bei Ihnen vor Ort!
Schreiben Sie uns
Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
