Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Als Buchhalter ist man nicht verpflichtet, ein Rechnungseingangsbuch zu führen. Es ist also durchaus erlaubt, Eingangsrechnungen „von Hand“ zu bearbeiten und aufzubewahren. Dennoch lohnt sich die Anschaffung einer Software zur Eingangsrechnungsbearbeitung unbedingt. Warum, erklärt unser Projektleiter Kevin Schuller im Interview.
Im ausführlichen Video-Interview erklärt Kevin Schuller, wie das elektronische Rechnungseingangsbuch GETECO consolvo zur Einsparung von Geld und Ressourcen im Unternehmen beitragen kann:
Analog: Die Daten der Eingangsrechnungen müssen mühsam von Hand in die jeweilige Buchhaltungssoftware eingepflegt werden.
Digital: Die Software liest Daten dank automatischer Belegerkennung selbstständig aus. Eine Mehrfachpflege von Daten ist nicht notwendig, weil das elektronische Rechnungseingangsbuch dank Buchhaltungs- und ERP-Integration alle Daten automatisch an die Buchhaltungssoftware übergibt.
Analog: Die Papierrechnungen werden in Ordnern im Büro aufbewahrt und nehmen viel Platz weg. Wenn man eine bereits abgelegte Rechnung benötigt, muss man erst einmal lange suchen, vor allem dann, wenn die Rechnung schon älter ist und man nicht mehr genau weiß, wann sie ausgestellt wurde.
Digital: Die digitalisierten Rechnungen werden anschließend in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. Dank Volltextsuche findet man jede Rechnung in Sekundenschnelle im Archiv wieder, wenn man sie braucht. Dafür muss man nur ein Wort aus dem Rechnungstext eingeben und schon wird die entsprechende Rechnung gefunden. Man muss sich also nicht an den Kreditor oder das Datum erinnern, sondern kann beliebige Begriffe suchen lassen.
Analog: Wenn Rechnungsdaten fehlen, wird der Kreditor per E-Mail darum gebeten, eine neue Rechnung auszustellen. Die E-Mail mit der Nachfrage wird wieder entsprechend archiviert (beispielsweise, indem man sie ausdruckt und abheftet).
Digital: Die Rückfrage kann direkt aus der Software heraus gestellt werden. Das heißt, man muss nicht einmal ein externes E-Mail-Programm öffnen. Die Rechnung, zu der es Rückfragen gibt, wird automatisch an die E-Mail angehängt. Außerdem archiviert die Software die E-Mail (und jedwede weitere Korrespondenz) selbstständig zusammen mit der Rechnung. Der gesamte Vorgang kann später also lückenlos nachvollzogen werden.
Analog: Bei der analogen Bearbeitung von Eingangsrechnungen kann es schnell passieren, dass Rechnungen liegenbleiben, statt rechtzeitig bearbeitet zu werden. Beispielsweise, weil die Rechnung demjenigen Mitarbeiter auf den Schreibtisch gelegt wird, der sie prüfen soll, und derjenige dann krank wird oder in Urlaub fährt. Möglicherweise wird das nicht rechtzeitig bemerkt, der ganze Bearbeitungsprozess gerät ins Stocken und schon trudelt die erste Mahnung ins Haus.
Digital: Bearbeitet man Eingangsrechnungen digital, warnt die Software automatisch, wenn ein gewisser Bearbeitungszeitraum überschritten worden ist. Darauf kann dann entsprechend reagiert werden, beispielsweise, indem jemand anders die Rechnung prüft oder den Prüfer an seine Aufgabe erinnert.
Analog: In Bezug auf die Ausnutzung von Skonti können in der analogen Eingangsrechnungsbearbeitung ähnliche Probleme entstehen wie bei der Vermeidung von Mahngebühren. Damit Skonti optimal genutzt werden können, muss im Unternehmen ein effizienter Workflow etabliert sein, damit Rechnungen zügig bearbeitet werden können. Das kann nur funktionieren, wenn jemand den Prozess der Rechnungsbearbeitung beaufsichtigt und immer den Überblick über alle offenen Rechnungen hat. Gerade letzteres kann sich aber schwierig gestalten, wenn mehrere Rechnungen bei verschiedenen Prüfern auf den Schreibtischen liegen. Und so kann es passieren, dass Skonti nicht genutzt werden können.
Digital: Workflows lassen sich mit Software für den Rechnungseingang leichter etablieren. GETECO consolvo beispielsweise verfügt über einen integrierten Workflow-Designer. Dadurch können Prozesse besser strukturiert und effizienter gestaltet werden. Die Software denkt mit und erinnert die zuständigen Personen an ihre Aufgaben. Im besten Fall können immer mehrere Personen eine Aufgabe erledigen – so kommt es nicht zu Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit. Workflows können individuell konfiguriert und optimal auf das Unternehmen angepasst werden. Wenn also beispielsweise die Ausnutzung von Skonti ein wichtiges Ziel ist, kann man den Workflow entsprechend darauf ausrichten, dass Rechnungen besonders zügig beglichen werden.
Analog: Es ist durchaus angenehm, mit Rechnungen auf Papier zu arbeiten. Man kann sich auf der Rechnung handschriftliche Notizen machen, Zeilen bunt markieren oder Kontierungsstempel direkt auf der Rechnung aufbringen.
Digital: Wenn man an Software denkt, geht man davon aus, dass man im Programm anders arbeiten muss als bei der analogen Bearbeitung von Rechnungen. Dem ist nicht so! Tatsächlich kann man in der Software genauso arbeiten wie auf Papier. Man kann Kontierungsstempel aufbringen, sich Notizen machen und mit Markern arbeiten. Im Gegensatz zur analogen Rechnungsbearbeitung kann in der Software dank der automatischen Prozessdokumentation immer nachvollzogen werden, wer was wann geändert hat.
✔ Vollständig konfigurierbare Workflows:
Mit dem GETECO consolvo Workflow-Designer können Prozesse flexibel definiert werden. Lediglich durch Konfiguration werden Ihre individuellen Wünsche umgesetzt – in höchster Qualität.
✔ Revisionssicheres Archiv mit Recherche-Möglichkeit:
Das Archiv von GETECO consolvo übernimmt die automatische Ablage der Dokumente und ermöglicht den Anwendern dank Volltextsuche jederzeit Zugriff auf die berechtigten Dokumente.
✔ Dokumentenklassifizierung durch automatische Belegerkennung:
Die selbstlernende Intelligenz unterstützt den Anwender optimal, etwa bei der Erkennung der Kreditoren, der Überprüfung der Bankdaten und beim automatischen und selbstständigen Verknüpfen von Dokumenten.
✔ Buchhaltungs- und ERP-Integration:
Durch die tiefe Integration in die GETECO contura bzw. in Ihr Buchhaltungs- und ERP-System greift GETECO consolvo auf alle bereits vorhandenen Daten zu. Eine Mehrfacherfassung oder -pflege von Daten ist nicht notwendig!
✔ E-Mail-Integration:
Zu jedem Zeitpunkt können aus dem System Rückfragen per E-Mail an interne oder externe Empfänger versendet werden. E-Mail und Antwort werden automatisch zum Dokument archiviert.
✔ Automatische Prozessdokumentation:
Alle Prozesse, Anmerkungen sowie Zugriffe auf Belege werden automatisch dokumentiert.
✔ DMS-Integration:
Sofern Ihr Unternehmen ein globales Dokumentenmanagement-System einsetzt, kann GETECO consolvo alle relevanten Daten inklusive der Dokumente an dieses übergeben.
✔ Arbeiten wie auf Papier:
Die Anwender werden durch höchste Ergonomie und Praxistauglichkeit erreicht. Es können zum Beispiel Kontierungsstempel und Anmerkungen auf dem Dokument aufgebracht oder auch mit Textmarkern, Haken und weiteren Werkzeugen gearbeitet werden.
Wenden Sie sich gerne an Frau Anna Pfeiffer unter Tel. 09365 8888422 oder verwenden Sie unser Kontaktformular (siehe unten)!
Schreiben Sie uns
Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
