Digitalisierung in sozialen Einrichtungen:

Das sollten Sie beim Softwarekauf beachten

Die Welt, in der wir leben, unterliegt einem stetigen Wandel, und sozialen Einrichtungen stehen in ihrem Bestreben, positiven Einfluss auf die Gemeinschaft zu nehmen, einzigartige Herausforderungen gegenüber. Die Digitalisierung hat sich als ein mächtiges Werkzeug erwiesen, um diese Herausforderungen zu bewältigen und die Effizienz, Transparenz und den Impact sozialer Organisationen zu steigern.

In diesem Zeitalter der raschen technologischen Fortschritte eröffnen sich unzählige Möglichkeiten, wie Softwarelösungen die Art und Weise, wie soziale Einrichtungen arbeiten, grundlegend verändern können.

Die Digitalisierung ist mehr als nur ein technologischer Wandel; sie ist ein Paradigmenwechsel, der die Art und Weise, wie wir Gemeinschaften unterstützen, revolutioniert. In diesem Kontext wird die Bedeutung maßgeschneiderter Softwarelösungen deutlich, die darauf abzielen, Ressourcen zu optimieren, Prozesse zu vereinfachen und letztendlich die Missionen sozialer Einrichtungen zu stärken.

Sozialen Organisationen bieten sich durch den Einsatz von Softwarelösungen vielfältige Möglichkeiten. Von der effizienten Verwaltung von Ressourcen über die Digitalisierung von Prozessen bis hin zur Verbesserung der Kommunikation und Interaktion mit den Menschen, die von den Dienstleistungen profitieren – die Potenziale sind grenzenlos.

Doch wie findet man die richtige Softwarelösung für die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens? Wir erläutern Ihnen in diesem Blogbeitrag einige Aspekte, die bei der Suche nach einer passenden Lösung in Betracht gezogen werden sollten.

Definierung der Geschäftsziele und Anforderungen

Klären Sie die Geschäftsziele und -anforderungen, die die Software erfüllen soll. Verstehen Sie, welche Probleme gelöst werden müssen und welche Funktionen unerlässlich sind. Beim Zusammentragen dieser Anforderungen sollten unbedingt auch die Fachkräfte miteinbezogen werden, die im Alltag mit der Software arbeiten sollen.

Die Bereichsleitung aus der Werkstatt hat andere Anforderungen an die Software als die Bereichsleitung aus dem stationären Wohnen. Während in einer Werkstatt die Erfassung von Fehlzeiten essentiell ist, legt der Bereich Wohnen vielleicht mehr Wert auf die Dokumentation der Medikamentenvergabe. Und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der ambulanten Pflege benötigen vor allem eine Lösung, die auch mobil nutzbar ist.

All diese Anforderungen müssen berücksichtigt werden. Eine Software ist nur dann nützlich, wenn sie auch wirklich die Arbeitsabläufe der Anwenderinnen und Anwender vor Ort abbilden kann.

Die Anforderungen, die sich für die verschiedenen Bereiche ergeben, können in einem Lastenheft niedergeschrieben werden. Das Lastenheft kann im Rahmen des Auswahlprozesses den verschiedenen Software-Anbietern zur Verfügung gestellt werden.

Unsere Klientenmanagement-Software contigo deckt die Bereiche Hilfeplanung, Dokumentation und Abrechnung ab. Die Software ist für alle Lebensbereiche geeignet: für Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM), Tagesstätten, für das stationäre Wohnen sowie für ambulante Dienste wie die Frühförderung, das betreute Wohnen (BeWo, ABW), die Schulbegleitung und offene Hilfen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Informationen zu contigo wünschen oder einen unverbindlichen Präsentationstermin vereinbaren möchten.

Budgetplanung

Setzen Sie ein realistisches Budget für die Software fest. Berücksichtigen Sie nicht nur den Kaufpreis, sondern auch etwaige laufende Kosten wie Lizenzgebühren, Wartung und Schulungen.

Lizenzgebühren fallen in der Regel für den Erwerb der Software an. Es handelt sich hier um einmalige Kosten. Die Wartungskosten sind laufende Kosten, in denen beispielsweise der Support oder die vom Softwareanbieter herausgegebenen Updates enthalten sind. Im Rahmen der Software-Einführung müssen meist die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit der Software geschult werden. Dabei handelt es sich ebenfalls um einmalige Kosten.

Wir empfehlen unseren Kunden, auch nach der Software-Einführung ein gewisses Schulungsbudget einzuplanen, um neue Mitarbeiter in den Umgang mit der Software einzuarbeiten oder Auffrischungsschulungen für bestehende Mitarbeiter zu beauftragen.

Lassen Sie sich von den betreffenden Software-Anbietern am besten direkt zu Beginn des Auswahlprozesses ein vorläufiges Angebot erstellen, damit Sie wissen, mit welchen Kosten Sie kalkulieren sollten.

Skalierbarkeit

Überlegen Sie, ob die Software skalierbar ist und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten kann. Das jeweilige Produkt sollte flexibel genug sein, um sich an veränderte Anforderungen anzupassen.

Die Lizenzierung unserer Software contigo erfolgt beispielsweise auf Grundlage der Klientenanzahl, die mit der Software verwaltet werden soll. Eine Nachlizenzierung ist jederzeit möglich. Wenn Sie beispielsweise zunächst einmal 150 Klienten im Wohnheim mit der Software verwalten möchten, erwerben Sie eine Lizenz auf Basis von 150 Klienten. Falls zu einem späteren Zeitpunkt auch noch die Klienten aus der Werkstatt mit der Software verwaltet werden sollen, können Sie die Klientenanzahl erhöhen.

Übrigens: Klienten, die sowohl im Wohnheim untergebracht sind als auch bei Ihnen in der Werkstatt arbeiten, werden nur einmal gezählt und können in der Software bereichsübergreifend geführt werden.

Integration mit bestehenden Systemen

Prüfen Sie, ob die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Eine gute Integration erleichtert den Datenfluss und verhindert Inkompatibilitätsprobleme. Viele Softwarelösungen verfügen bereits über bestehende Schnittstellen zu bekannten Anbietern. Fragen Sie hierzu einfach bei den Software-Anbietern nach.

Benutzerfreundlichkeit

Achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit der Software. Eine intuitive Benutzeroberfläche reduziert den Schulungsaufwand und verstärkt die Akzeptanz der Anwenderinnen und Anwender der Software gegenüber. Im sozialen Bereich stehen die Mitarbeitenden einer Digitalisierung der bestehenden, oft mithilfe von Papier oder Excel abgebildeten Prozesse häufig skeptisch gegenüber, da die Einführung einer Software in erster Linie einmal mehr Arbeit bedeutet.

Umso wichtiger ist es, die Mitarbeitenden beim Auswahlprozess mit ins Boot zu holen sowie Anregungen und Wünsche zu berücksichtigen. Im besten Fall ist die Softwarelösung so flexibel, dass die einrichtungsinternen Prozesse passgenau im neuen Programm abgebildet werden können. In manchen Fällen ist es allerdings auch sinnvoll, die bestehenden Prozesse zu überarbeiten, um Arbeitszeit zu sparen.

Unsere Software contigo verfügt über den sogenannten „Katalog-Editor“: Hierbei handelt es sich um ein Drag-and-Drop-Tool, mit dessen Hilfe individuelle Bildschirmmasken erstellt werden können, die im Produkt-Standard bisher nicht existieren. Das bedeutet, Sie können (ohne Programmieraufwand und auch ohne die Hilfe eines GETECO-Mitarbeiters) selbstständig Dialoge erstellen und ganz genau festlegen, welche Daten in diesen Dialogen erfasst werden sollen. Mithilfe des Editors lassen sich Textfelder, Zahlenfelder, Drop-Down-Listen oder Ankreuzfelder einbetten. Die erfassten Daten können selbstverständlich auch im Rahmen des Controllings ausgewertet werden.

Da uns das Thema Benutzerfreundlichkeit sehr am Herzen liegt, können die Mitarbeitenden den Look der Software selbst bestimmen: Es gibt verschiedene Farbdesigns (Hellmodus, Dunkelmodus, hohe Kontraste, etc.) sowie eine individuell zusammenstellbare Menüleiste, in die sich die Mitarbeitenden alle Buttons legen können, die sie am häufigsten benötigen. Auch die verschiedenen Bildschirm-Elemente können von den Usern nach Belieben (und Bildschirmgröße) angeordnet werden. Auch das Arbeiten auf zwei Bildschirmen ist möglich. All diese Einstellungen werden anwenderbezogen gespeichert.

Support und Wartung

Klären Sie die Support- und Wartungsdienstleistungen, die vom Anbieter angeboten werden. Schnelle Reaktionszeiten und regelmäßige Updates sind entscheidend, um Probleme zu beheben und die Software auf dem neuesten Stand zu halten.

Im Rahmen des Auswahlprozesses bzw. der Ersteinführung einer Software rückt dieser Punkt häufig erst einmal in den Hintergrund. Auf lange Sicht ist eine zuverlässige Supportunterstützung aber ausschlaggebend für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Anbieter.

Bei GETECO legen wir viel Wert auf die Qualität unseres Supports. Nach jedem Support-Call können unsere Kunden eine Bewertung hinterlassen, die direkt in unser Qualitätsmanagement mit einfließt. Wir sind stolz darauf, dass unser Support zu 98 % mit der Schulnote 1 bewertet wird.

Hier ein Auszug aus den Bewertungen unserer Kunden:
➜ „Schnelle Rückmeldung, kompetente Beratung und Hilfestellung. Herzlichen Dank!“ Dmytro Furayev
➜ „Anliegen und Fragen werden so zeitnah wie möglich beantwortet bzw. erledigt. Sehr freundliche und kompetente Mitarbeiter, insbesondere unsere Projektbegleiterin Frau Muzha.“ Uwe Grimmeisen
➜ „Ein ganz großes Dankeschön an Frau Beißel für die schnelle Hilfestellung. Alles sofort und super gelöst. Frau Beißel hat alles im Griff und weiß, wie man Kunden zufriedenstellt... Wirklich große Klasse.“ Carmen Gruhn
➜ „Perfekte Unterstützung bei unserem Problem. Schnelle und kompetente Hilfe, die Lösungsschritte wurden wie immer gut dokumentiert. Toller Support.“ Thomas Tkotz

Neben dem Support sind in den laufenden Wartungskosten auch unsere Updates inkludiert. Viermal jährlich veröffentlichen wir Updates für unsere Kunden, die beispielsweise Neuerungen, Korrekturen oder Anpassungen aufgrund einer Änderung der gesetzlichen Anforderungen enthalten. Regelmäßige Updates sind wichtig, um neuen Anforderungen und Technologien gerecht zu werden. Achten Sie daher darauf, dass Ihre IT-Abteilung mit dem Einspielen der Updates vertraut ist und die Software regelmäßig aktualisiert wird.

Wir informieren unsere Kunden im Rahmen unserer Update-Newsletter über neue Funktionen und über Korrekturen, die mit den aktuellen Updates ausgespielt werden. Auch auf unserer Website bzw. im Programm können die aktuellen Release Notes jederzeit eingesehen werden.

Datensicherheit und Compliance

Stellen Sie sicher, dass die Software den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat. In sozialen Einrichtungen sind diese Anforderungen besonders wichtig, da hier im Regelfall mit sensiblen Klientendaten wie beispielsweise Gesundheitsdaten gearbeitet wird.

Unsere Softwarelösungen verfügen daher natürlich über einen Passwortschutz. Anhand der Userkennung kann jederzeit nachvollzogen werden, welcher Anwender was in der Software dokumentiert hat. Außerdem verfügt GETECO contigo über ein umfassendes Rechtesystem: Sie können ganz genau festlegen, welche Anwender welche Daten einsehen dürfen, wer Schreib- oder nur Leserechte hat und vieles mehr. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle User nur die Daten sehen, die sie auch sehen dürfen.

Ein positiver Nebeneffekt eines durchdachten Rechte- und Rollenkonzepts ist, dass die Software für den einzelnen User schlank und gut bedienbar bleibt, weil alle Module und Funktionen ausgeblendet werden können, die er nicht benötigt.

Schulung der Anwenderinnen und Anwender

Berücksichtigen Sie den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ein guter Softwareanbieter sollte Schulungsmöglichkeiten anbieten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können.

Erkundigen Sie sich daher schon in der Auswahlphase, welche Schulungsangebote ein Softwarehaus anbietet. Wir bieten unseren Kunden neben den klassischen Vor-Ort- und Online-Schulungen auch Videoschulungen an. Der Vorteil von Schulungsvideos ist der, dass jeder Anwender und jede Anwenderin sich das Wissen im eigenen Tempo aneignen kann. Außerdem muss man nicht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig für eine Schulung freistellen.

Fazit

Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Sie sicherstellen, dass Sie im Rahmen des Auswahlprozesses eine Software finden, die bestmöglich zu Ihnen und Ihrer Einrichtung passt. Wichtig ist, dass die Anwenderinnen und Anwender mit der Software gut arbeiten können.

Auch die Langzeitbetreuung durch den Anbieter sollte bei der Softwareauswahl berücksichtigt werden. Da die Einführung einer Software je nach Größe der Einrichtung und Umfang der abzubildenden Prozesse viel Zeit in Anspruch nimmt und selbstverständlich auch Kosten verursacht, sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen zuverlässigen Partner finden, mit dem Sie langfristig zusammenarbeiten können.