Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Ein verlässliches Berichtswesen ist für viele Unternehmen heutzutage unerlässlich. Gut aufbereitete Daten können genutzt werden, um fundierte Zukunftsentscheidungen zu treffen. Häufig werden Berichte oder Abfragen aber nicht nur intern benötigt, sondern in Bezug auf bestimmte Fragestellungen auch von außen angefordert. Umso wichtiger ist es, zuverlässige Tools zur Hand zu haben, die das Berichtswesen erleichtern. Im besten Fall kann man die Daten direkt in dem Programm auswerten, in dem sie eingepflegt werden.
Im Rahmen des Berichtswesens (häufig auch „Reporting“ genannt) werden Informationen zusammengetragen, die das Unternehmen betreffen. Diese Daten werden in Form von Berichten aufbereitet und beispielsweise bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt, damit operative und strategische Ziele schneller erreicht werden können.
Häufig beschäftigen sich vor allem die Personen, die für das Unternehmens-Controlling zuständig sind, mit dem Reporting. Zu wissen, wie man Berichte erstellt, kann im Arbeitsalltag aber auch für Personen sehr nützlich sein, die nicht im Controlling-Bereich arbeiten, sondern kurz- oder mittelfristige, operative Entscheidungen treffen müssen.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie werden unvermittelt von einem Kostenträger kontaktiert, der Daten abfragt, die Sie noch nie zuvor abgerufen haben. Für einen ganz bestimmten Zeitraum sollen Sie auflisten, welche Jugendlichen welche Schule besucht haben und von wem sie im Rahmen der Schulbegleitung betreut wurden. Und möglicherweise liegt dieser Zeitraum schon einige Monate oder sogar Jahre zurück.
Nicht immer ist es leicht, solche konkreten Daten auf die Schnelle abzurufen. Unsere Software conviva unterstützt unsere Kunden in solchen Situationen mit SQL-Abfragen. conviva wurde speziell für soziale Einrichtungen entwickelt und kann für die Hilfeplanung, Dokumentation und Abrechnung genutzt werden. Weil conviva in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann, werden in die Software täglich sehr viele klienten- oder mitarbeiterbezogene Daten eingepflegt. Diese Daten können mittels SQL-Abfragen abgerufen, in Relation gesetzt und ausgewertet werden.
Die Abkürzung SQL steht für „Structured Query Language“. Mithilfe dieser Abfragesprache kann mit Daten arbeiten, die in einer bestimmten Datenbank hinterlegt sind. Diese Daten können mithilfe von SQL-Abfragen ausgewertet und aufbereitet werden: In conviva können Sie beispielsweise präzise selektieren, welche Daten Ihnen in Form eines Berichtes angezeigt werden sollen. Es gibt verschiedene SQL-Befehle, die Daten selektieren, anhand von bestimmten Bedingungen zusammenstellen oder auch Rechenoperationen durchführen (wie beispielsweise Addition oder Mittelwertbildung).
Mithilfe einer SQL-Abfrage kann man sich beispielsweise eine Geburtstagsliste für alle Klienten ausgeben lassen, die im Bereich BeWo / ABW betreut werden und die in den nächsten drei Monaten Geburtstag haben. Diese Liste kann man dann an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeben, die die Klienten betreuen, damit niemand einen Geburtstag vergisst. SQL-Abfragen können aber noch viel mehr.
Es erfordert natürlich ein wenig Übung und die Auseinandersetzung mit dem Thema, bis man selbstständig SQL-Abfragen zusammenstellen kann. Hat man das System einmal verstanden, hat man aber eine Menge Freiheiten, die die Mühe wert sind. Letztendlich kann man mithilfe einer Abfrage auf jedes in der Datenbank-Tabelle hinterlegte Feld zugreifen. Man kann einen Bezug zwischen verschiedenen Feldern herstellen und sich so individuelle Abfragen zusammenstellen.
Mithilfe von SQL-Abfragen kann man beispielsweise das nächste Quartal planen: Man kann sich eine Liste ausgeben lassen, welche Entwicklungsberichte im nächsten Quartal fertiggestellt werden müssen. Diese Liste kann dann als Grundlage für die Vergabe von To-Dos an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt werden. Auf diese Weise lässt sich schon im Voraus der Arbeitsaufwand für bestimmte Aufgaben einschätzen und man kann einplanen, bis zu welchem Termin man welche Aufgabe abhaken möchte. SQL-Abfragen eignen sich also wunderbar für die Planung des Arbeitsalltags und unterstützen die Mitarbeiter dabei, wichtige To-Dos im Blick zu behalten.
Zusätzlich können SQL-Abfragen auch im Rahmen des Controllings genutzt werden, um die Daten aus der Software aufzubereiten und als Grundlage für Zukunftsentscheidungen zu nutzen. Vor allem im Controlling kommt einem die Flexibilität, die mit SQL-Abfragen einhergeht, sehr zugute: Auch sehr spezifische Fragestellungen können in Form von Berichten abgebildet werden.
Das volle Potenzial von SQL-Abfragen bzw. Berichten im Allgemeinen kann nur ausgeschöpft werden, wenn die Daten, auf die zugegriffen wird, konsequent und zuverlässig gepflegt werden. Deshalb ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, welche Berichte man im Arbeitsalltag benötigt, welche Berichte für Zukunftsentscheidungen herangezogen werden sollen und welche Berichte häufig von externen Partnern angefordert werden.
Wenn man sich darüber bewusst ist, welche Berichte man nutzen will (und vor allem auch gewinnbringend nutzen kann), kann man genau festlegen, welche Daten in der Datenbank gepflegt werden sollen, damit die Berichte immer mit aktuellen Zahlen gefüllt werden können. Diese Informationen muss man dann an alle Anwender weitergeben, die in der Software arbeiten und jeden Tag dafür zuständig sind, Daten in die Software einzupflegen.
Nicht immer erschließt sich der Nutzen einer konsequenten Datenpflege dem Anwender sofort. Umso wichtiger ist es, bei den Anwendern ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass zuverlässig gepflegte Daten die beste Grundlage für eine zielgerichtete Zukunftsplanung sind. Insofern bietet es sich an, jemanden mit dem Thema SQL-Abfragen zu betrauen, der das große Ganze im Blick behält, den Nutzen in den Auswertungen erkennt und diesen Nutzen auch an die Kolleginnen und Kollegen kommunizieren kann.
Gleichzeitig sollte man immer im Hinterkopf behalten, dass Datenbankfelder, die ausgewertet werden sollen, auch ständig aktuell gehalten werden müssen. Insofern sollte man sich nicht zu viel vornehmen: Die Aktualisierung der Daten kostet natürlich auch Zeit. Wenn Sie nicht absolut sicher sind, dass Sie Feld XY auch wirklich nutzen, sollte das Feld erst einmal ausgeklammert werden. Ärgerlich ist es nämlich, wenn man dieses Feld auswertet und ausschließlich veraltete Daten ausgespuckt werden.
Im Falle unserer Software conviva werden beispielsweise viele Daten rund um die Klienten in der Software dokumentiert: Adresse, Alter, Geburtsdatum, Pflegegrad, Behinderungen, Angehörige, medizinische Daten, Budgets und vieles mehr. All diese Daten können in Form von Berichten ausgewertet werden.
Mit unserer Software conviva liefern wir viele Berichte bzw. Abfragen bereits vorgefertigt aus. Mithilfe der vorgefertigten Abfragen lassen sich beispielsweise Anwesenheitsnachweise, Belegungsstatistiken, Altersstrukturstatistiken oder Fehlzeitenstatistiken erstellen. Die Berichte können jederzeit auf Grundlage der aktuellen Datenbasis aufbereitet werden. Selbstverständlich kann man mithilfe der Berichte aber auch „einen Blick in die Vergangenheit werfen“ und sich ansehen, wie die Einrichtung vor ein oder zwei Jahren aufgestellt war, welche Klienten betreut wurden oder wie die Auslastung im Vergleich zu heute war.
Zusätzlich zu den vorgefertigten Berichten, auf die alle Anwender zugreifen können, kann jeder Anwender auch individuelle Abfragen erstellen. Für die Erstellung der Abfragen benötigt man keine Programmierkenntnisse – und mit etwas Übung findet man sich in den vielen auswertbaren Feldern auch gut zurecht. Der Anwender hat absolute Freiheit beim Erstellen der individuellen Berichte und kann die erstellten Abfragen in der Software dann auch speichern und immer wieder aufbereiten. Falls gewünscht, können individuell erstellte Abfragen auch für die Kolleginnen und Kollegen freigegeben werden.
Das spart Zeit und Ressourcen: Eine Person kann die Abfrage erstellen und alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Abfrage dann in ihrem Fachbereich nutzen und mit den Daten aufbereiten, auf die sie Zugriff haben. Selbstverständlich greifen auch hier die Datenschutzvorkehrungen: Jeder Anwender kann nur die Daten in Form von Berichten aufbereiten, die er in der Software sehen kann und auf die er Zugriff haben darf.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
• Sie erhalten passgenaue Auswertungen für Ihre Fragestellungen
• Sie können spezifische Daten präzise selektieren und in eine passende Form bringen
• In conviva haben Sie Zugriff auf über hundert vorgefertigte Abfragen
• Erstellte Abfragen können für Kolleginnen und Kollegen freigegeben werden
• Präzise Auswertungen unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung
• Auch unerwartete Datenabfragen durch Kostenträger sind kein Problem
Hier finden Sie unsere aktuelle Broschüre zu unserer Software conviva. Wenn Sie sich für eine Präsentation unserer Software interessieren, kontaktieren Sie gerne Frau Anna Freund unter der Telefonnummer 09365 8888 4 22 oder schreiben Sie eine E-Mail an anna.freund@geteco.de.
Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
