Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
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Softwarelösungen für soziale Einrichtungen
Auch im privaten Bereich hat die Digitalisierung längst ihren Siegeszug angetreten: Man kommuniziert über WhatsApp und Co., lässt sich bequem auf dem Smartphone das Wetter in Berlin anzeigen, während man in Hamburg auf den Zug wartet und streamt Filme und Serien online, ganz gleich, wo man sich gerade aufhält.
Insofern ist es kaum verwunderlich, dass auch in Unternehmen der Ruf nach Digitalisierung immer lauter wird. Begriffe wie „Industrie 4.0“, „papierloses Arbeiten“, „Agilität“ und „Prozessoptimierung“ stehen im Raum. In vielen Unternehmen stellt man sich allerdings die Frage: Wo sollen wir anfangen? Auch in der Sozialwirtschaft stellt man sich diese Frage. Die Caritas beispielsweise möchte mit einer Kampagne 2019 zum Dialog darüber aufrufen, wie man Menschen digital erreicht (sozial-braucht-digital-Kampagne 2019).
Wenn man sich mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzt, fällt eines auf: Es ist in aller Munde, konkrete Praxisbeispiele findet man allerdings selten. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Branchen auch auf unterschiedliche Art und Weise an das Thema Digitalisierung herangehen. Nicht alle Maßnahmen sind eins zu eins auf das eigene Unternehmen übertragbar. Wir haben Ihnen hier fünf Praxisideen zum Thema „Digitalisierung in der Sozialwirtschaft“ zusammengestellt.
Immer mehr Dienstleister gehen dazu über, Termine online zu vergeben. Und viele Kunden sind für diese Chance dankbar: Man spart Zeit, kann Termine auch außerhalb der Geschäftszeiten vereinbaren und wird häufig sogar automatisch daran erinnert, den Termin wahrzunehmen – per E-Mail, WhatsApp oder SMS. Je nach System werden Termine entweder automatisch bestätigt oder müssen noch einmal von einem Mitarbeiter überprüft werden.
Funktioniert die Online-Terminvergabe reibungslos, ist das auch für die Mitarbeiter eine Entlastung: Das manuelle Koordinieren von Terminen nimmt weniger Zeit in Anspruch. Und je nach Kompatibilität verschiedener IT-Systeme könnten vereinbarte Termine per Schnittstelle direkt an andere Softwarelösungen weitergegeben werden.
Im Rahmen des BTHG werden die Grenzen zwischen stationärer und ambulanter Betreuung in Zukunft verschwimmen. Die Leistungsangebote werden vermutlich kleinteiliger und die Terminplanung vielschichtiger werden: Wenn die Klienten sich ihre Leistungen individuell zusammenstellen und bei verschiedenen Anbietern einkaufen können, müssen die Einrichtungen sowohl bei der Terminvergabe als auch bei der Leistungsbuchung flexibler werden, um auf die wachsende Nachfrage nach Einzelleistungen reagieren zu können. Zusätzlich zu einem automatischen Terminvergabesystem könnte man den Klienten auch noch die Möglichkeit geben, Leistungen direkt online zu buchen. Über Schnittstellen könnten online gebuchte Leistungen zusammen mit dem vom Klienten ausgewählten Termin dann auch an die jeweilige Fachsoftware übergeben werden.
Eine gut gepflegte Website, auf der regelmäßig neue Inhalte zur Verfügung gestellt werden, erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Einrichtung in den gängigen Suchmaschinen besser gefunden wird, sondern macht Ihre Arbeit auch greifbarer. Die meisten Menschen informieren sich heutzutage zuallererst online, ganz gleich, ob sie auf der Suche nach einer bestimmten Dienstleistung oder auf der Suche nach einem neuen Job sind. Insofern trägt ein gelungener Web-Auftritt auch dazu bei, sich auf dem Markt behaupten zu können.
Wichtig ist, dass die Website sowohl für Desktop- als auch für Smartphone-User zugänglich ist (Responsive Web Design). Alle relevanten Inhalte sollten auch auf den wesentlich kleineren Smartphone-Displays gut lesbar sein und sich sinnvoll anordnen, wenn weniger Platz zur Verfügung steht. Responsive Website-Templates machen die Bereitstellung solcher Inhalte inzwischen aber verhältnismäßig einfach. Davon abgesehen ist es vor allem wichtig, gute, auf die Zielgruppe zugeschnittene Inhalte anzubieten.
In Bezug auf die Inhalte der einzelnen Blogeinträge sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Beispielsweise kann man einen Blog einrichten, in dem regelmäßig über Veranstaltungen, Neuerungen und über den Alltag in der Einrichtung berichtet wird. Blogs sind auch in Hinblick auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) interessant: In den einzelnen Textbeiträgen lassen sich leicht suchmaschinenrelevante Keywords unterbringen.
Das Schöne ist: Wenn Sie regelmäßig neue Inhalte auf Ihrem Blog zur Verfügung stellen, bauen Sie sich mit der Zeit eine Stammleserschaft auf – dadurch können Sie beispielsweise Interessenten auf sich aufmerksam machen oder etwa die Bindung zu den Angehörigen Ihrer Klienten vertiefen, die auf diese Art und Weise am Alltag in der Einrichtung teilhaben können.
Ebenfalls interessant sind Fotos und Videos, die Ihre Einrichtung bzw. Ihre Mitarbeiter und Klienten zeigen. In der Sozialwirtschaft steht die zwischenmenschliche Interaktion im Mittelpunkt, die sich in (bewegten) Bildern wesentlich besser einfangen lässt als in Form von Texten. Interessenten oder zukünftige Arbeitnehmer können so beispielsweise einen ersten Eindruck von Ihrer Einrichtung gewinnen.
Videos können – neben einer Veröffentlichung auf der eigenen Website – auch auf anderen Plattformen wie YouTube, Vimeo oder Instagram zur Verfügung gestellt werden. Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) beispielsweise lädt auf YouTube regelmäßig neue Inhalte hoch, in denen Klienten und Mitarbeiter gleichermaßen zu Wort kommen oder im Alltag begleitet werden. Hier geht es zum Kanal: LWLMedien. Aber Achtung: Wenn man Fotos und Videos veröffentlichen möchte, muss man sich zunächst die Erlaubnis der gezeigten Personen einholen.
Auch in anderer Hinsicht geht der LWL mit gutem Beispiel voran: Wer nach Inspiration bezüglich der Thematik „Inklusives Internet“ sucht, kann sich hier über die Maßnahmen des LWL informieren (Inklusives Internet). Weitere Informationen und Erklärungen zum barrierefreien Gestalten von Websites findet man auch hier: Barrierefreiheit. Uneingeschränkt entwickeln.
✔ Hohe Kontraste und große Schriften (bessere Lesbarkeit)
✔ Integrierte Vorlesefunktion
✔ Alternativ: Für Screenreader erkennbare Überschriften und Texte
✔ Texte in Leichter Sprache
✔ Bilder und Videos mit Alternativtexten und Untertiteln
✔ Übersetzungen in die Deutsche Gebärdensprache
Inzwischen gibt es immer mehr Möglichkeiten, auch mit verhältnismäßig geringem Aufwand barrierefreie Inhalte zu erstellen. Es gibt beispielsweise den Avatar SiMAX, der Videos in Gebärdensprache übersetzen kann. Sie können sich hier informieren: SiMAX-Website. Das sieht dann beispielsweise so aus: Video mit Übersetzung in Gebärdensprache.
Informationsportale stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, Klienten (oder deren Angehörigen) Informationen und Dokumente zur Verfügung zu stellen, die man sonst mühsam einzeln per E-Mail oder per Post verschicken müsste. Ein Informationsportal kann beispielsweise wichtige PDF-Dateien zum Download beinhalten, aktuelle Informationen wie Lagepläne, Besuchszeiten oder WLAN-Passwörter bündeln oder Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen in Bezug auf die Einrichtung bereithalten. Stichwort: Wissensmanagement.
Wenn diese Daten nicht für jeden zugänglich sein sollen, kann man passwortgesicherte Benutzerkonten einrichten, im Rahmen derer beispielsweise auch personalisierte Inhalte zur Verfügung gestellt werden können. Beispielsweise könnte man mithilfe einer Schnittstelle ausgewählte, bereits in der Fachsoftware dokumentierte Leistungen in das Informationsportal übernehmen, um Angehörigen einen Einblick in den Alltag ihrer sich in Betreuung befindlichen Familienmitglieder zu geben. So könnten sich Angehörige selbstständig und tagesaktuell über durchgeführte Aktivitäten informieren.
✔ Interaktive Karte, auf der die verschiedenen Einrichtungen eines Trägers markiert sind
✔ Downloadcenter für wichtige Dokumente, Anträge und Infoblätter
✔ Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ)
✔ Informationen zu Besuchszeiten
✔ Kontaktinformationen der wichtigsten Ansprechpartner
✔ Aktuelle Meldungen in Bezug auf die Einrichtung
✔ Auflistung nützlicher, weiterführender Links, beispielsweise zu Gesetzestexten, etc.
✔ Fotos und (Erklär-)Videos rund um die Einrichtung
✔ Kalender für Veranstaltungen oder Feste
✔ Auflistung aller Leistungen
Selbstverständlich bedarf ein solches Informationsportal einiger Planung in Bezug auf die dort bereitgestellten Inhalte und mögliche Datenschutzkonflikte – im Umkehrschluss könnte durch ein gut bestücktes und durchdachtes Portal aber auch wertvolle Zeit gespart werden. Auch für Mitarbeiter lassen sich nützliche Informationen wie der individuelle Schichtplan oder die Urlaubsplanung hinterlegen. Der große Vorteil eines Webportals ist der, dass Informationen und Dokumente gebündelt abgerufen werden können – und zwar von überall aus, ohne zuvor eine gesonderte App oder Ähnliches installieren zu müssen.
Auch Informationsportale sollten möglichst barrierefrei zugänglich sein. Inhalte sollten zusätzlich in Leichter Sprache verfügbar gemacht werden. Eine Sprachausgabe-Funktion sowie Untertitel und individuell einstellbare Schriftgrößen bzw. Kontraste tragen ebenfalls dazu bei, Web-Inhalte inklusiv zu gestalten. Wichtige Inhalte lassen sich mithilfe eines Avatars in die Deutsche Gebärdensprache übersetzen (siehe hier).
Die Dienste für die Mitarbeiter zu planen, ist eine Mammutaufgabe. Gesetzliche Regelungen müssen eingehalten werden und der Planende muss vielfältige Informationen im Kopf haben – etwa die individuelle Qualifikation der Mitarbeiter sowie deren Abwesenheitszeiten und Urlaubswünsche. Zusätzlich haben viele Betriebe auch noch individuelle Regelungen in Bezug auf Arbeitszeiten.
All diese Informationen analog zusammenzutragen und daraus einen Dienstplan zu erstellen, gestaltet sich schwierig. Schnell wird mal eine Abwesenheitsregelung vergessen oder eine Erkrankung wirft den ganzen Dienstplan über den Haufen. Dadurch wird der Dienstplan fehleranfällig und die Erstellung kostet enorm viel Zeit.
Eine Digitalisierung des Erstellungsvorgangs kann viel Zeit sparen und den zuständigen Mitarbeiter immens entlasten. Außerdem hat die digitale Erstellung von Dienstplänen noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Der Dienstplan kann den Mitarbeitern mühelos zugänglich gemacht werden – und zwar nicht auf Papier, sondern online oder direkt auf dem Handy.
✔ Individuelle Mitarbeiterprofile können erstellt werden
✔ Betriebsregelungen sowie gesetzliche Vorgaben sind hinterlegbar
✔ Die Software warnt den Planenden, wenn bestimmte Vorgaben nicht eingehalten werden
✔ Zeiträume sind frei wählbar (Wochenpläne, Monatspläne, individuell)
✔ Ältere Dienstplanversionen können gespeichert und erneut abgerufen werden
✔ Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen ist möglich
✔ Auch die Urlaubsplanung kann in der Software verwaltet werden
✔ Dienstpläne können ausgedruckt oder direkt per E-Mail versendet werden
Kurz, mithilfe geeigneter Softwarelösungen lässt sich die Dienstplanung mühelos digitalisieren und dann sowohl individuell als auch flexibel gestalten. Und es kommt noch besser: Viele Programme können Dienstpläne sogar ganz automatisch erstellen. Die sogenannten Planungsassistenten werden über einen gewissen Zeitraum mit Informationen gefüttert und können schließlich selbst Dienstpläne erstellen, die dann entweder direkt so übernommen oder von einem Mitarbeiter noch einmal überprüft und gegebenenfalls nachgebessert werden können.
Auch GETECO bietet eine Software zur Dienstplanung an:
GETECO contempo
Kontaktieren Sie Frau Anna Freund unter Tel. 09365 88 88 4 22, um einen individuellen Präsentationstermin zu vereinbaren.
Eingangsrechnungen werden in den meisten Unternehmen noch „von Hand“ bearbeitet. Die Rechnungen kommen per Post an, werden an die Buchhaltung weitergegeben und dort geprüft, gebucht und archiviert. Dabei kann es zu Verzögerungen kommen, beispielsweise, wenn die Rechnung in einer anderen Abteilung geprüft werden muss und der zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist. Aufgrund solcher Verzögerungen werden Skonti oft nicht ausgenutzt oder sogar Mahngebühren fällig.
Werden die Eingangsrechnungen digital bearbeitet, treten solche Verzögerungen seltener auf. Die Software erinnert den Anwender beispielsweise daran, dass noch ungeprüfte Rechnungen vorliegen. So kann schneller reagiert werden. Der gesamte Workflow – der Bearbeitungsprozess – kann in der Software abgebildet werden. Entsprechende Softwarelösungen sind bereits standardisiert, können aber auch noch individuell konfiguriert werden.
Ein weiterer Vorteil besteht in der digitalen, revisionssicheren Archivierung: Eingangsrechnungen müssen nicht mehr in dicken Aktenordnern abgelegt werden, sondern werden papierlos gespeichert. Lange suchen muss man alte Rechnungen dann dank Volltextsuche auch nicht mehr, falls man sie noch einmal braucht: Sie können ganz einfach im Archiv aufgerufen werden, zusammen mit etwaigen, zugehörigen Belegen oder E-Mails.
✔ Rechnungen werden automatisch ausgelesen
✔ Zugehörige Belege werden automatisch mit der Rechnung verknüpft
✔ Der Anwender behält stets den Überblick über ausstehende Rechnungen
✔ Eine Buchhaltungsintegration macht die Mehrfacherfassung und -pflege von Daten unnötig
✔ Vorgänge werden automatisch dokumentiert
✔ Langes Suchen nach Rechnungen entfällt dank Volltextsuche
Weitestgehend standardisierte Prozesse wie der Rechnungseingang lassen sich schnell und unkompliziert digitalisieren. Die Zeitersparnis, die mit der Digitalisierung einhergeht, ist in den meisten Fällen enorm: Dank der Software fallen viele mögliche Fehlerquellen und Bearbeitungsschleifen komplett weg. Dadurch können Skonti optimal ausgenutzt und Mahngebühren vermieden werden.
Auch GETECO bietet eine Software für das Eingangsrechnungsmanagement an, die direkt mit unserer Finanzbuchhaltung GETECO contura verbunden werden kann:
GETECO consolvo
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Die vorgestellten Praxisideen haben unterschiedliche Auswirkungen.
Die Digitalisierung von Dienstplanung und Eingangsrechnungsmanagement hat vor allem Zeit- und Kostenersparnisse zur Folge. Die Aufgaben können effizienter und stressfreier abgearbeitet werden. Das entlastete Personal kann dann andere Aufgaben übernehmen. Außerdem können Dokumente bequem digital archiviert werden: Das schafft Platz in den Schränken.
Klienten, Angehörigen und Interessenten die Möglichkeit zu geben, online Termine zu buchen, entlastet einerseits die Mitarbeiter, steigert aber vor allem auch die Zufriedenheit der Kunden in Bezug auf die Betreuungsqualität. Ähnliches gilt für das Informationsportal: Durch die verbesserte Auffindbarkeit von Informationen wird einerseits der Kundenservice entlastet und andererseits die Zufriedenheit von Klienten, Angehörigen und Interessenten gesteigert.
Eine gut gepflegte Website verbessert vor allem die Auffindbarkeit der Einrichtung im Netz: So können mehr Interessenten gewonnen werden. Auch auf das Recruiting wirkt sich eine verbesserte Reichweite der Website aus. Potenzielle Arbeitnehmer finden schneller Informationen und bauen von Beginn an eine gewisse Bindung zur Einrichtung auf.
Generell gilt: Ist ein bestimmter Arbeitsbereich digitalisiert, kann er mit anderen Arbeitsbereichen vernetzt werden. Dadurch wird die Mehrfacherfassung und Mehrfachpflege von Daten vermieden. In der Sozialwirtschaft beispielsweise können Abrechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergegeben werden. Diese wiederum kann mit Softwarelösungen für das Eingangsrechnungsmanagement und mit etwaigen Kassenbüchern Daten austauschen. Auch Dokumentenmanagementsysteme lassen sich anbinden.
Sie haben Support-Anfragen? Wir helfen Ihnen unter Tel. 09365 888840 gerne weiter! Alternativ können Sie natürlich auch einfach eine E-Mail an support@geteco.de schreiben.
